ความเข้าใจและความสำคัญของการรับรองเอกสารประเภทต่างๆในไทย

หลายคนอาจสงสัยว่าเอกสารบางอย่างทำไมต้องให้รับรองด้วย โดยเฉพาะเอกสารที่ต้องนำไปใช้ในต่างประเทศ อย่างเอกสารการยื่นขอวีซ่า เป็นต้น วันนี้เรามีบทความเกี่ยวกับความเข้าใจและความสำคัญของการรับรองเอกสารประเภทต่างๆในไทยมาฝากกัน เพื่อจะได้คลายข้อสงสัยในเรื่องของการรับรองเอกสารว่าการรับรองเอกสารคืออะไร? และสำคัญอย่างไร?

การรับรองเอกสารคืออะไร?

การรับรองเอกสารคือ การที่เจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจตามกฎหมาย เช่น เจ้าหน้าที่รัฐ ทนายความ หรือผู้มีอำนาจรับรองตามกฎหมายอื่น ลงลายมือชื่อและตราประทับเพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสารนั้น ซึ่งเอกสารสำคัญที่จะนำไปใช้ในต่างประเทศต้องผ่านการรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศก่อน ถึงจะได้รับการยอมรับว่าเอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมาย ส่วนเอกสารที่ทำในต่างประเทศหรือออกให้โดยทางการต่างประเทศ ก็ต้องแปลเป็นภาษาไทยแล้วนำมาให้กระทรวงการต่างประเทศรับรองก่อน ทางการไทยถึงจะยอมรับว่าถูกต้องตามกฎหมายจริง

การรับรองเอกสารในเมืองไทยมีกี่ประเภท

ในประเทศไทย การรับรองเอกสารมีหลายประเภท ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นประเภทหลักๆ ดังนี้:

1. การรับรองสำเนาถูกต้อง (Certified Copy)

การรับรองสำเนาถูกต้องใช้เพื่อยืนยันว่าเอกสารสำเนามีความถูกต้องและตรงกับต้นฉบับจริง เช่น สำเนาบัตรประชาชน สำเนาทะเบียนบ้าน หรือเอกสารทางราชการอื่นๆ โดยส่วนใหญ่จะรับรองจากหน่วยงานที่ออกเอกสารนั้นๆ หรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง.

2. การรับรองลายมือชื่อ (Certified genuine signature) มี 2 หน่วยงานที่ให้การรับรองได้

เจ้าหน้าที่รัฐของกระทรวงการต่างประเทศ
ทนายความให้คำรับรองลายมือชื่อ

การรับรองลายมือชื่อเป็นการยืนยันว่า ลายเซ็นในเอกสารเป็นของบุคคลที่ได้ลงนามจริง ซึ่งโดยทั่วไปจะใช้ในเอกสารที่ต้องการใช้ยื่นต่างประเทศ หรือต้องการยืนยันว่าลายมือชื่อนั้นถูกต้อง เช่น การลงนามในสัญญา หรือหนังสือมอบอำนาจ เอกสารยืนยันตัวตน พาสปอร์ตหรือหนังสือเดินทาง

3. การรับรองเอกสารแปลเป็นภาษาอังกฤษโดยกระทรวงการต่างประเทศ

การรับรองเอกสารโดย กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ มักใช้ในกรณีที่ต้องการใช้เอกสารในต่างประเทศ เช่น การรับรองการแปลเอกสารทางราชการ (ใบสูติบัตร ใบทะเบียนสมรส) เพื่อยื่นต่อหน่วยงานในต่างประเทศ โดยกระทรวงการต่างประเทศจะตรวจสอบว่าเอกสารนั้นเป็นของแท้และได้รับการแปลอย่างถูกต้อง.

4. การรับรองเอกสารจากสถานทูตหรือสถานกงสุล

การรับรองเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานของประเทศนั้นๆ หรือใช้ในการยื่นต่อหน่วยงานในประเทศนั้นๆ ซึ่งต้องได้รับการรับรองจากสถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้นๆ ในประเทศไทย เช่น เอกสารราชการไทย หนังสือรับรองทางธุรกิจ เอกสารการศึกษา หรือเอกสารทางคดี และเอกสารกฎหมาย

5. การรับรองจากทนายความที่เป็น Notarial Services Attorney

อ้างอิงจากข้อ 2.2 ในบางกรณี ทนายความที่ได้รับอนุมัติจากสภาทนายความ (Notary Public Attorney) สามารถรับรองสำเนาเอกสารหรือลายมือชื่อได้ โดยเฉพาะในเอกสารที่ใช้ในกระบวนการทางกฎหมายในประเทศและต่างประเทศ

6. การรับรองจากสภาหรือองค์กรที่เกี่ยวข้อง

เอกสารเฉพาะด้าน เช่น เอกสารการศึกษา อาจต้องรับรองโดยหน่วยงานที่ออกเอกสาร หรือสภาวิชาชีพต่างๆ เช่น สภาทนายความ สภาวิศวกร หรือกระทรวงศึกษาธิการ

ดังนั้นการเลือกประเภทการรับรองเอกสารขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และข้อกำหนดของหน่วยงานที่ต้องการไปยื่นเรื่องว่า ต้องการรับรองอะไร รับรองประเภทใด เพื่อการใช้งานที่ถูกต้อง

เหตุผลที่ต้องมีการรับรองเอกสาร

1 ยืนยันความถูกต้อง

การรับรองเอกสารโดยเจ้าหน้าที่รัฐ หรือผู้มีอำนาจรับรองตามกฎหมาย เป็นการยืนยันความถูกต้องของเอกสาร อีกทั้งยังเป็นการเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับเอกสาร ว่าเอกสารฉบับนั้นสามารถนำไปใช้ตามกฎหมายได้จริง

2 ป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร

การรับรองเอกสารยังเป็นการป้องกันไม่ให้มีการปลอมแปลงเอกสารสำคัญ ซึ่งอาจเกิดผลเสียหายต่อบุคคลหรือองค์กรได้

3 ใช้ในการดำเนินการทางกฎหมาย

เอกสารที่รับรองโดยเจ้าหน้าที่รัฐ หรือผู้มีอำนาจรับรองตามกฎหมายแล้วนั้น ถือว่าเป็นเอกสารที่สามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินการทางกฎหมายได้ เช่น การขอวีซ่า เป็นต้น

4 มีผลบังคับใช้ในต่างประเทศ

การนำเอกสารไปใช้ในต่างประเทศจำเป็นต้องมีการรับรองเอกสาร เนื่องจากแต่ละประเทศมีกฎหมายและข้อกำหนดที่แตกต่างกัน ฉะนั้นจึงต้องมีการรับรองเอกสารกันก่อน เพื่อให้เอกสารนั้นมีผลบังคับใช้ในประเทศปลายทาง

ประเภทของเอกสารที่ต้องรับรอง

ส่วนใหญ่ประเภทเอกสารในไทยมีหลายประเภทที่ใช้รับรองเอกสารเพื่อใช้ในหน่วยงานราชการ หรือหน่วยงานในต่างประเทศ เอกสารที่สามารถรับรองได้แบ่งออกได้ดังนี้:

เอกสารทางราชการ (Thai Official Documents) อาทิเช่น (เพิ่มลิงค์ประเภทเอกสาร)

บัตรประชาชน: สำเนาบัตรประชาชนที่ต้องใช้เพื่อการยืนยันตัวตน.
ใบรับรองโสด: เพื่อยืนยันสถานะเพื่อใช้จดทะเบียนสมรส
ทะเบียนบ้าน: สำเนาทะเบียนบ้านสำหรับการยืนยันที่อยู่.
ใบสูติบัตร: เอกสารยืนยันการเกิด ต้องใช้ในการขอวีซ่าหรือยื่นในต่างประเทศ.
ใบทะเบียนสมรส: สำหรับการขอยื่นในกรณีเกี่ยวกับกฎหมายต่างประเทศหรือสัญชาติ.
ใบหย่า: ใช้ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับสถานภาพทางกฎหมายหรือการขอสัญชาติ.
ใบมรณบัตร: เอกสารยืนยันการเสียชีวิตที่ต้องใช้ในทางกฎหมายหรือการขอรับมรดกทางกฎหมาย

เอกสารทางการศึกษา (Educational Documents)

ใบปริญญาบัตร: ใช้สำหรับสมัครงานหรือการศึกษาต่อต่างประเทศ.
Transcript: ใช้สำหรับยื่นรับรองจากสถาบันการศึกษาหรือเพื่อการศึกษาในต่างประเทศ.
ใบรับรองการสำเร็จการศึกษา: สำหรับผู้ที่ต้องการยืนยันคุณวุฒิในการทำงานหรือการศึกษาต่อ

เอกสารทางกฎหมาย (Legal Documents)

สัญญาทางกฎหมาย: เช่น สัญญาซื้อขาย สัญญาเช่าที่ ต้องใช้เพื่อยืนยันความถูกต้อง.
หนังสือมอบอำนาจ: กรณีมอบอำนาจให้บุคคลอื่นดำเนินการแทน.
เอกสารทางการเงิน: เช่น รายงานการเงิน ใบรับรองบัญชี ต้องใช้ในการดำเนินธุรกรรมทางธุรกิจหรือขอวีซ่า

เอกสารทางธุรกิจ (Trade and Business Documents)

ใบอนุญาตทำงาน: สำหรับคนต่างชาติที่ต้องการทำงานในประเทศไทย.
ใบจดทะเบียนบริษัท: สำหรับการดำเนินการทางธุรกิจทั้งในประเทศและต่างประเทศ
หนังสือรับรองการทำงาน: ใช้ในการสมัครงานในต่างประเทศหรือติดต่อทางธุรกิจ

เอกสารทางการแพทย์ (Medical Documents)

ใบรับรองแพทย์: ใช้ในการขอวีซ่าหรือการยื่นขอเอกสารทำประกัน.
ประวัติการรักษา: ใช้เพื่อยืนยันการรักษาในกรณีที่มีการขอวีซ่า ต่อวีซ่า หรือเดินทางไปต่างประเทศ

เอกสารเพื่อการนำเข้าและส่งออก (Trade and Export/Import Documents)

หนังสือรับรองการส่งออก: สำหรับการยื่นในการดำเนินการทางการค้าระหว่างประเทศ
เอกสารการนำเข้า: ใช้ในการยืนยันสถานะทางการค้าระหว่างประเทศ

เอกสารยื่นขอวีซ่าและกรีนการ์ด (Visa and Immigration Documents)

ใบรับรองการเกิดหรือสูติบัตร: ใช้ในกระบวนการขอวีซ่าหรือกรีนการ์ด.
ใบสำคัญการสมรส: สำหรับการขอวีซ่าครอบครัวหรือการขอสัญชาติในต่างประเทศ.
ทะเบียนเเห่งครอบครัว (คร.22): ใช้ดำเนินการทางกฎหมายเกี่ยวกับการโยกย้ายถิ่นฐาน.

การรับรองเอกสารประเภทต่างๆ นี้จำเป็นต้องได้รับการรับรองจากหน่วยงานต่างๆ เช่น กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ หน่วยงานทางกฎหมาย นักกฎหมายที่มีใบอนุญาต ผู้แปลที่มีใบอนุญาต หรือบริษัทแปลเอกสารที่มีความเชี่ยวชาญและจดทะเบียนอย่างถูกต้อง เพื่อยืนยันว่าเอกสารนั้นเป็นเอกสารที่ถูกต้องและใช้ได้ตามกฎหมาย

ขั้นตอนการรับรองเอกสาร

ขั้นตอนการรับรองเอกสารอาจแตกต่างกันไปตามประเภทของเอกสาร แต่โดยทั่วๆไปจะมีขั้นตอน ดังนี้

1. เตรียมเอกสาร

เอกสารที่ต้องเตรียมในการรับรองเอกสาร ต้องนำไปทั้งฉบับจริงและสำเนาเอกสารที่ต้องการให้รับรอง อาจมีเอกสารอื่นๆที่ต้องนำไปด้วย เช่น บัตรประชาชน หนังสือเดินทาง หนังสือมอบอำนาจ เป็นต้น

ยื่นคำขอรับรองเอกสารจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง หากเป็นการรับรองสำเนาถูกต้องให้ไปสำนักงานเขตหรืออำเภอ, รับรองเอกสารนำไปใช้ต่างประเทศ ให้ไปที่กรมการกงสุล, รับรองเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานของประเทศนั้นๆ ให้ไปที่สถานทูต หรือใครที่ต้องการรับรองลายมือชื่อ ให้ไปที่สำนักงานโนตารีทำการรับรองเอกสารและลายมือชื่อ เมื่อได้หน่วยงานที่ต้องการแล้ว ให้ทำการกรอกแบบฟอร์มคำขอรับรองเอกสารให้ครบถ้วน พร้อมกับชำระค่าธรรมเนียมตามที่แต่ละหน่วยงานกำหนด

2. แปลเอกสาร (ถ้าจำเป็น)

หากเอกสารที่จะนำไปใช้ในต่างประเทศเป็นภาษาไทย จะต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษ (หรือภาษาอื่นที่หน่วยงานนั้นๆ ต้องการ) โดยการแปลเอกสารต้องทำโดยศูนย์แปลเอกสารและนำไปรับรองจากกรมการกงสุล หรือหน่วยงานที่ได้รับอนุญาตให้แปล

3. การรับรองการแปล (Certified Translation)

การแปลเอกสารจะต้องได้รับการรับรองว่าเนื้อหาการแปลตรงกับต้นฉบับ โดยผู้แปลจะต้องลงชื่อรับรองและแนบใบรับรองการแปล (Certificate of Translation) พร้อมกับเอกสารที่แปล

4. การยื่นเอกสารที่กรมการกงสุล

นำเอกสารที่ต้องการรับรองไปยื่นที่ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ พร้อมชำระค่าธรรมเนียมการรับรองเอกสาร

5. การตรวจสอบและอนุมัติ

เจ้าหน้าที่ใช้เวลาตรวจสอบ 7-10 วันทำการ ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสารและจำนวนเอกสารที่ต้องตรวจสอบ หากเอกสารต้องการใช้ในต่างประเทศ อาจต้องผ่านขั้นตอนการ Apostille หรือ Legalization เพื่อให้ได้รับการยอมรับในต่างประเทศจากสถานทูตไทยปลายทางเสียก่อน

6. การรับเอกสารคืน

หลังจากขั้นตอนการรับรองเอกสารเสร็จสิ้น คุณสามารถไปรับเอกสารคืนได้ หรือหากมีบริการจัดส่ง สามารถระบุให้จัดส่งเอกสารต่อไป

ทำไมต้องจ้างศูนย์แปลเอกสารพร้อมรับรอง

มีนักแปลมืออาชีพ

การแปลเอกสารเองอาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ ทั้งความผิดพลาดจากการแปลความหมาย และการเลือกใช้คำที่ไม่เป็นทางการ จนทำให้เอกสารฉบับนั้นใช้งานจริงไม่ได้ แต่หากเลือกใช้บริการจากศูนย์แปลเอกสาร จะมีนักแปลมืออาชีพ ที่จะแปลเอกสารของคุณได้ออกมาถูกต้องตรงตามหลักไวยากรณ์ มีภาษาที่สละสลวยเป็นทางการ และสามารถนำไปใช้งานได้จริง

ได้งานที่มีคุณภาพ

อย่างที่บอกไปข้างต้นว่าการแปลงานเอง จะเกิดความผิดพลาดขึ้นได้ง่าย การใช้บริการจากศูนย์แปลเอกสารจึงเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า นอกจากจะได้งานแปลที่ถูกต้องแล้ว การแปลกับนักแปลที่มีความเชี่ยวชาญยังเป็นการเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับเอกสาร ทำให้เอกสารมีคุณภาพ ที่สำคัญยังลดโอกาสที่เอกสารจะถูกตีกลับได้ด้วย

ประหยัดเวลา

การแปลและรับรองเอกสารเป็นกระบวนการที่ใช้เวลาค่อนข้างนาน หากทำเองอาจทำให้ล่าช้าในการดำเนินงานต่างๆได้ การใช้บริการจากศูนย์แปลจึงเป็นทางออกที่ดี เพราะไม่ต้องมาทำเองให้เสียเวลา ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้เยอะ เพียงแค่รอรับเอกสารอย่างเดียว

บริการครบวงจร

ศูนย์แปลเอกสารส่วนใหญ่มีบริการครบวงจร ตั้งแต่การแปลจนถึงการรับรองเอกสาร อีกทั้งยังมีผู้เชี่ยวชาญคอยแนะนำและดูแลในการยื่นเอกสารต่างๆด้วย มั่นใจได้เลยว่าการใช้บริการจากศูนย์แปลจะทำให้คุณได้รับเอกสารที่ได้รับการรับรองถูกต้องตามกฎหมาย และสามารถนำไปใช้ได้จริง

บทความเเนะนำ

🌎 ศูนย์แปลเอกสารเฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชัน

ติดต่อศูนย์แปลเอกสารเฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชัน

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือขอรับบริการกับศูนย์แปลเอกสาร เฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชันได้แล้ววันนี้ที่
LINE OFFICIAL ACCOUNT: https://page.line.me/fc2009?openQrModal=true หรือ

สำนักงานใหญ่ สะพานควาย จตุจักร

อาคารภูมิเดชา ชั้น 4 ซอยประดิพัทธ์ 10 ถ.ประดิพัทธ์ เเขวง/เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร 10400
โทร. 082-3256236 , 065-3958392
https://goo.gl/maps/zUrGGGGWSrtMvjDa7

ศูนย์แปลเอกสารสาขาภูเก็ต ถ.ปฏิพัทธ์ เมืองภูเก็ต

เลขที่ 7/4 ถ.ปฏิพัทธ์ ต.ตลาตเหนือ อ.เมืองภูเก็ต จ.ภูเก็ต 83000
โทร. 086-3669255
https://goo.gl/maps/s21JAisaAnRPvxtHA