ประเทศที่ไม่ใช้ Apostille ต้องทำ Legalization อย่างไร ขั้นตอนครบ เข้าใจง่าย อัปเดตล่าสุด

ประเทศที่ไม่ใช้ Apostille ต้องทำ Legalization อย่างไร ขั้นตอนครบ เข้าใจง่าย อัปเดตล่าสุด

Paradee Chaiคลังความรู้รับรองเอกสาร, เอกสารไทยใช้ต่างประเทศ

การนำเอกสารไปใช้ในต่างประเทศ หลายคนมักเข้าใจว่าเพียงแค่แปลเอกสารหรือรับรองจากหน่วยงานเดียวก็เพียงพอ แต่ในความเป็นจริง รูปแบบการรับรองเอกสารจะขึ้นอยู่กับประเทศปลายทางเป็นหลัก โดยเฉพาะกรณีที่ประเทศนั้น ไม่เป็นสมาชิก Apostille จะต้องใช้กระบวนการที่เรียกว่า Legalization ซึ่งมีความซับซ้อนมากกว่าและต้องผ่านหลายหน่วยงานตามลำดับ บทความนี้จะอธิบายขั้นตอน Legalization สำหรับประเทศที่ไม่เป็นสมาชิก Apostille ต้องรับรองเอกสารกี่ชั้น ผ่านหน่วยงานใดบ้าง พร้อมวิธีตรวจสอบประเทศปลายทางอย่างถูกต้อง

หากประเทศปลายทาง ไม่เป็นสมาชิก Apostille เอกสารจะต้องผ่านกระบวนการรับรองแบบ Legalization ซึ่งเป็นการรับรองหลายขั้นตอน ดังนี้

  1. หน่วยงานต้นทาง
  2. กระทรวงการต่างประเทศ
  3. สถานทูตประเทศปลายทาง

ขั้นตอนนี้ใช้กับประเทศที่ไม่ได้เข้าร่วมอนุสัญญาเฮก ค.ศ. 1961 และเป็นมาตรฐานที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในระบบกฎหมายระหว่างประเทศ

หากไม่แน่ใจว่าต้องทำอะไรก่อนหลัง อ่าน ประเทศปลายทางกำหนดรูปแบบการรับรองอย่างไร

Table of Contents

1. Legalization คืออะไร

Legalization เป็นกระบวนการรับรองเอกสารแบบหลายลำดับขั้นตอน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อยืนยันความถูกต้องของลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่รัฐ เพื่อให้เอกสารสามารถนำไปใช้ในต่างประเทศได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย กระบวนการนี้จะถูกนำมาใช้ในกรณีที่ประเทศปลายทางไม่ได้เข้าร่วมระบบ Apostille ซึ่งเป็นระบบการรับรองเอกสารแบบขั้นตอนเดียว

ระบบ Apostille อยู่ภายใต้ Hague Conference on Private International Law ซึ่งเป็นองค์กรระหว่างประเทศที่กำหนดมาตรฐานการรับรองเอกสารให้ประเทศสมาชิกสามารถยอมรับเอกสารซึ่งกันและกันได้โดยไม่ต้องผ่านหลายขั้นตอน

แต่หากประเทศปลายทางไม่ได้เข้าร่วมอนุสัญญานี้ เอกสารจะต้องผ่านกระบวนการ Legalization แทน ซึ่งมีลักษณะเป็นการรับรองแบบหลายชั้น เพื่อสร้างความเชื่อมั่นให้กับประเทศปลายทางว่าเอกสารดังกล่าวเป็นเอกสารแท้จากรัฐต้นทาง

อ่านเปรียบเทียบเชิงลึกได้ที่ Apostille vs Legalization ต่างกันอย่างไร

2. ประเทศใดบ้างที่ไม่ใช้ Apostille (ต้องทำ Legalization)

แม้ว่าปัจจุบันหลายประเทศทั่วโลกจะเข้าร่วมระบบ Apostille แล้ว แต่ยังมีอีกจำนวนไม่น้อยที่ยังคงใช้ระบบ Legalization อยู่ โดยเฉพาะประเทศในตะวันออกกลางและบางประเทศในเอเชีย

ตัวอย่างประเทศที่ยังไม่เข้าร่วม Apostille ได้แก่

  • United Arab Emirates
  • Saudi Arabia
  • Qatar
  • Kuwait
  • Vietnam
  • Thailand
  • China (บางกรณีมีข้อกำหนดเฉพาะ เช่น เอกสารบางประเภทอาจต้องผ่านขั้นตอนเพิ่มเติม)

หมายเหตุ: รายชื่อประเทศอาจมีการเปลี่ยนแปลง ควรตรวจสอบจากหน่วยงานทางการของประเทศปลายทางเสมอ

หากต้องการดูประเทศที่ใช้ Apostille อ่านที่ ประเทศสมาชิก Apostille มีประเทศใดบ้าง

3. ขั้นตอน Legalization แบบละเอียด 3 ขั้นตอน

ขั้นตอนของ Legalization มีดังนี้

  • ขั้นที่ 1 หน่วยงานต้นทาง
  • ขั้นที่ 2 กรมการกงสุลกระทรวงการต่างประเทศ
  • ขั้นที่ 3 สถานทูตประเทศปลายทาง
  • เสร็จสิ้นใช้งานได้ต่างประเทศ

3.1 ขั้นตอนที่ 1 รับรองจากหน่วยงานต้นทาง

เอกสารทุกฉบับจะต้องเริ่มต้นจากหน่วยงานที่ออกเอกสาร หรือหน่วยงานที่มีอำนาจตามกฎหมายก่อนเสมอ เนื่องจากหน่วยงานเหล่านี้เป็นผู้รับรองความถูกต้องของเนื้อหาในเอกสารโดยตรง

ตัวอย่างหน่วยงานต้นทาง เช่น

  • มหาวิทยาลัย — สำหรับวุฒิการศึกษา ใบแสดงผลการเรียน
  • สำนักงานทะเบียน — สำหรับใบเกิด ทะเบียนสมรส ใบโสด
  • กรมพัฒนาธุรกิจการค้า — สำหรับหนังสือรับรองบริษัท

 ดูประเภทเอกสารครบ: เอกสารใช้ต่างประเทศมีกี่ประเภท

3.2 ขั้นตอนที่ 2 รับรองโดยกระทรวงการต่างประเทศ

หลังจากผ่านหน่วยงานต้นทางแล้ว เอกสารจะต้องนำไปยื่นที่กรมการกงสุล ซึ่งเป็นหน่วยงานภายใต้กระทรวงการต่างประเทศของประเทศไทย

บทบาทของกรมการกงสุลในขั้นตอนนี้คือการตรวจสอบลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่รัฐที่อยู่บนเอกสาร โดยจะใช้ฐานข้อมูลลายมือชื่อที่มีอยู่ในการตรวจสอบว่าเป็นของจริงหรือไม่

สิ่งที่ต้องเข้าใจคือ กรมการกงสุลไม่ได้ตรวจสอบเนื้อหาของเอกสาร แต่จะตรวจสอบเพียงว่าเอกสารนั้นออกโดยหน่วยงานที่ถูกต้องและมีการลงนามโดยเจ้าหน้าที่ที่มีอำนาจ

รายละเอียดกระบวนการสามารถอ่านได้ที่ ขั้นตอนรับรองเอกสารกรมการกงสุล

3.3 ขั้นตอนที่ 3 รับรองโดยสถานทูตประเทศปลายทาง

หลังจากเอกสารผ่านการรับรองจากกรมการกงสุลแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือการนำเอกสารไปยื่นที่สถานทูตของประเทศปลายทางในประเทศไทย

สถานทูตจะทำหน้าที่เป็นตัวแทนของรัฐปลายทาง ในการตรวจสอบว่าเอกสารดังกล่าวได้รับการรับรองจากหน่วยงานของประเทศไทยอย่างถูกต้องแล้วจริงหรือไม่

เมื่อสถานทูตรับรองเรียบร้อย เอกสารจะถือว่าสมบูรณ์ตามกฎหมายระหว่างประเทศ และสามารถนำไปใช้ในประเทศปลายทางได้ เช่น 

  • วีซ่าเเต่งงาน/ วีซ่าชั่วคราว /วีซ่าถาวร
  • ยื่นขอวีซ่าทำงาน / วีซ่านักเรียน
  • สมัครงานหรือศึกษาต่อในต่างประเทศ
  • ทำธุรกรรมทางกฎหมายและธุรกิจในต่างประเทศ
ตัวอย่างเอกสาร ทรานสคริป

4.  เอกสารประเภทใดที่มักต้องทำ Legalization

เอกสารที่ต้องทำ Legalization มักเป็นเอกสารที่มีผลทางกฎหมายหรือใช้ในกระบวนการทางราชการของต่างประเทศ โดยสามารถแบ่งได้เป็นหลายกลุ่ม เช่น

  • สูติบัตร/ใบรับรองเกิด
  • ทะเบียนสมรส
  • วุฒิการศึกษา / ทรานสคริปต์
  • หนังสือมอบอำนาจ
  • หนังสือรับรองสถานภาพสมรส / ใบรับรองโสด
  • ใบเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล
  • หนังสือรับรองบริษัท/ ทะเบียนการค้า
  • บัตรประชาชน / หนังสือเดินทาง

เอกสารเหล่านี้จำเป็นต้องผ่านการรับรองหลายขั้นตอนเพื่อให้ประเทศปลายทางสามารถมั่นใจได้ว่าเป็นเอกสารที่ถูกต้องและออกโดยหน่วยงานที่มีอำนาจจริง

ดูภาพรวมประเภทเอกสารได้ที่ เอกสารใช้ต่างประเทศมีกี่ประเภท

  • เอกสารส่วนบุคคล
  • เอกสารสำหรับการศึกษา
  • เอกสารสำหรับธุรกิจ

5. ระยะเวลาและจุดควรระวัง

กระบวนการ Legalization มักใช้เวลานานกว่า Apostille เนื่องจากต้องผ่านหลายหน่วยงาน และในบางกรณีอาจมีข้อกำหนดเฉพาะของสถานทูตแต่ละประเทศเพิ่มเติม

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย:

  • ลายเซ็นไม่ตรงกับตัวอย่างในระบบของกรมการกงสุล
  • ยื่นเอกสารแปลไม่ครบหรือไม่ถูกรูปแบบที่สถานทูตกำหนด
  • ตรวจคำแปลเอกสารของเจ้าหน้าที่กงสุล
  • ยื่นผิดลำดับขั้น
  • เอกสารหมดอายุก่อนถึงขั้นตอนสถานทูต
  • ไม่รู้ว่าสถานทูตของประเทศปลายทางมีข้อกำหนดเฉพาะเพิ่มเติม

สิ่งสำคัญคือการเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนตั้งแต่ต้น และตรวจสอบรายละเอียดทุกขั้นตอนอย่างรอบคอบ เพราะหากเอกสารถูกปฏิเสธในขั้นใดขั้นหนึ่ง จะต้องย้อนกลับไปเริ่มกระบวนการใหม่ ซึ่งทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ ข้อผิดพลาดที่ทำให้เอกสารถูกตีกลับ ตรวจความพร้อมเอกสารก่อนส่งกรมการกงสุล 

6. วิธีตรวจสอบว่าต้องใช้ Legalization หรือ Apostille

ก่อนดำเนินการใด ๆ ควรตรวจสอบให้ชัดเจนว่าเอกสารของคุณต้องใช้ Apostille หรือ Legalization โดยสามารถพิจารณาได้จาก 3 ปัจจัยหลัก ดังนี้

  1. ตรวจสอบสถานะสมาชิก Apostille ของประเทศปลายทาง ดูได้จากเว็บไซต์ Hague Conference
  2. ตรวจสอบข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง บางครั้งแม้ประเทศเป็นสมาชิก Apostille แต่หน่วยงานรับเอกสารอาจมีข้อกำหนดต่างออกไป
  3. ตรวจสอบประเภทเอกสาร เอกสารบางประเภทมีกระบวนการพิเศษ เช่น เอกสารจีนหรือเอกสารเพื่อยื่นขอวีซ่าแรงงาน


อ่านบทความเกี่ยวกับ : ประเทศปลายทางกำหนดรูปแบบการรับรองอย่างไร

7. เอกสารของคุณเข้าข่ายแบบไหน

หากยังไม่แน่ใจว่าควรเริ่มจาก Apostille หรือ Legalization ลองเช็คจากประเทศปลายทางก่อนเป็นลำดับแรก เพราะจุดนี้มักเป็นตัวกำหนดแนวทางการเตรียมเอกสารทั้งหมด เมื่อรู้ว่าปลายทางอยู่ในระบบใดแล้ว จึงค่อยเช็คต่อว่าหน่วยงานผู้รับเอกสารจริง ต้องการต้นฉบับ คำแปล หรือการรับรองเพิ่มเติมหรือไม่

ประเทศปลายทางเป็นสมาชิก Apostille

หากประเทศปลายทางเป็นสมาชิก Apostille เอกสารของคุณอาจใช้การรับรองแบบ Apostille ได้ ซึ่งโดยทั่วไปจะมีขั้นตอนน้อยกว่า Legalization และเหมาะกับประเทศที่ยอมรับการรับรองตามอนุสัญญา Hague Convention

อย่างไรก็ตาม ไม่ควรดูแค่ชื่อประเทศเพียงอย่างเดียว เพราะหน่วยงานปลายทางบางแห่งอาจยังมีเงื่อนไขเพิ่มเติม เช่น ต้องแนบคำแปล ต้องใช้เอกสารที่ออกใหม่ หรือระบุรูปแบบเอกสารที่ต้องใช้เป็นพิเศษ

อ่านต่อ 2 เรื่องคือ ประเทศปลายทางอยู่ในรายชื่อสมาชิก Apostille หรือไม่ และ หน่วยงานปลายทางกำหนดรูปแบบการรับรองอย่างไร

ประเทศปลายทางไม่ใช่สมาชิก Apostille

หากประเทศปลายทางไม่อยู่ในระบบ Apostille เอกสารมักต้องเข้าสู่กระบวนการ Legalization ซึ่งโดยทั่วไปมีหลายขั้นตอนมากกว่า เช่น การรับรองจากหน่วยงานต้นทาง การแปลเอกสาร การรับรองจากกรมการกงสุล และในบางกรณีอาจต้องผ่านสถานทูตของประเทศปลายทางเพิ่มเติม

กลุ่มนี้ควรระวังเรื่องลำดับการเตรียมเอกสารเป็นพิเศษ เพราะหากเริ่มผิดขั้นตอน เช่น แปลผิดจังหวะ หรือยื่นเอกสารไม่ครบ อาจทำให้ต้องย้อนกลับไปแก้ใหม่ตั้งแต่ต้น

ดูบริการที่เกี่ยวข้องได้ที่ รับรองเอกสารสถานทูต

ตัวอย่างเอกสาร กฏหมาย 2

FAQ 

1. Legalization ใช้แทน Apostille ได้หรือไม่

ไม่ใช่ระบบที่เลือกใช้แทนกันได้เอง แต่ต้องดูว่าประเทศปลายทางและหน่วยงานผู้รับเอกสารกำหนดให้ใช้ระบบใด หากประเทศปลายทางอยู่ในระบบ Apostille มักต้องใช้ Apostille เป็นหลัก แต่หากไม่อยู่ในระบบดังกล่าว หรือมีข้อกำหนดเฉพาะเพิ่มเติม อาจต้องใช้ Legalization แทนหรือใช้ขั้นตอนอื่นประกอบ ควรตรวจสอบกับหน่วยงานปลายทางก่อนทุกครั้ง

2. ทำไม Legalization ต้องผ่านสถานทูต

เพราะในหลายเคส สถานทูตหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องของประเทศปลายทางเป็นผู้ยืนยันขั้นสุดท้ายว่าเอกสารจากประเทศต้นทางผ่านการรับรองตามลำดับที่ถูกต้องแล้ว

ดูบริการที่เกี่ยวข้องได้ที่ รับรองเอกสารครบวงจร

3. ใช้เวลานานกี่วัน

ระยะเวลาขึ้นอยู่กับจำนวนขั้นตอนและข้อกำหนดของแต่ละประเทศ โดยทั่วไปอาจใช้เวลาหลายวันถึงหลายสัปดาห์ โดยเฉพาะในกรณีที่ต้องผ่านหลายหน่วยงานหรือมีเอกสารจำนวนมาก

 4.ต้องแปลเอกสารก่อนทำ Legalization หรือไม่ 

 ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของสถานทูต ประเทศอย่าง UAE และ Qatar มักต้องการเอกสารแปลเป็นภาษาอาหรับก่อนยื่นสถานทูต ควรตรวจสอบข้อกำหนดเฉพาะล่วงหน้าเสมอ 

อ่านเพิ่ม:  เอกสารต่างประเทศต้องแปลไทยเมื่อไร

5. ทำเองได้หรือควรใช้ตัวแทน

ทำเองได้ แต่ต้องเข้าใจขั้นตอนและข้อกำหนดอย่างละเอียด หากยื่นผิดขั้นตอนหรือเอกสารไม่ครบ ต้องย้อนกลับไปเริ่มใหม่ทั้งหมด บริษัทตัวแทนมีความเชี่ยวชาญด้านข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละสถานทูต ช่วยลดความเสี่ยงและประหยัดเวลาได้มาก 

6. เอกสารแปลรับรองต้องใช้ผู้แปลแบบไหน

ขึ้นอยู่กับประเทศปลายทางและข้อกำหนดของหน่วยงานผู้รับ บางเคสใช้คำแปลทั่วไปไม่ได้ และอาจต้องใช้ผู้แปลที่มีระบุเฉพาะ  บางประเทศต้องใช้รับรองโดยนักแปลที่ได้รับอนุญาต (Sworn Translator) และอาจต้องผ่านการรับรองจากกรมการกงสุลเพิ่มเติมด้วย → รายละเอียด French Sworn Translator  |  German Sworn Translator

7. ถ้าประเทศปลายทางอยู่ในระบบ Apostille แล้ว ยังต้องผ่าน Legalization อีกไหม

โดยหลักควรตรวจจากข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางก่อนเสมอ เพราะบางเคสมีเงื่อนไขเอกสารประกอบหรือคำแปลเพิ่มเติม แม้ประเทศนั้นจะอยู่ในระบบ Apostille ก็ตาม

ติดต่อศูนย์แปลเอกสารเฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชัน

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือขอรับบริการกับศูนย์แปลเอกสาร เฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชันได้แล้ววันนี้ที่
LINE OFFICIAL ACCOUNT: https://page.line.me/fc2009?openQrModal=true หรือ

สำนักงานใหญ่ สะพานควาย จตุจักร

อาคารภูมิเดชา ชั้น 4 ซอยประดิพัทธ์ 10 ถ.ประดิพัทธ์ เเขวง/เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร 10400
โทร. 082-3256236 , 065-3958392
https://goo.gl/maps/zUrGGGGWSrtMvjDa7

ศูนย์แปลเอกสารสาขาภูเก็ต ถ.ปฏิพัทธ์ เมืองภูเก็ต

เลขที่ 7/4 ถ.ปฏิพัทธ์ ต.ตลาตเหนือ อ.เมืองภูเก็ต จ.ภูเก็ต 83000
โทร. 086-3669255 
https://goo.gl/maps/s21JAisaAnRPvxtHA

บทความการแปลที่แนะนำ

ประเทศสมาชิก Apostille มีประเทศใดบ้าง อัปเดตล่าสุด พร้อมวิธีตรวจสอบก่อนใช้เอกสารประเทศสมาชิก Apostille มีประเทศใดบ้าง อัปเดตล่าสุด พร้อมวิธีตรวจสอบก่อนใช้เอกสาร Apostille vs Legalization ต่างกันอย่างไร ใช้แบบไหนเมื่อจะนำเอกสารไปต่างประเทศApostille vs Legalization ต่างกันอย่างไร เอกสารไทยใช้ต่างประเทศ ต้องทำอย่างไร คู่มือครบทุกขั้นตอนก่อนยื่นหน่วยงานต่างประเทศเอกสารไทยใช้ต่างประเทศ ต้องทำอย่างไร คู่มือครบทุกขั้นตอนก่อนยื่นหน่วยงานต่างประเทศ เอกสารทะเบียนบ้าน3 รับรองเอกสาร เซ็นสําเนาถูการเซ็นรับรองเอกสารที่ถูกต้องเซ็นสําเนาทะเบียนบ้าน/บัตรประชาชน 2568