เปิดทำการ จันทร์ - ศุกร์ : 09:30 - 16:30 
การนำเอกสารจากประเทศไทยไปใช้ในสหรัฐอเมริกา ไม่ว่าจะเป็นการเรียนต่อ สมัครงาน แต่งงาน หรือทำธุรกรรมทางธุรกิจ หลายคนมักสงสัยว่าต้องใช้ Apostille หรือ Legalization เพราะทั้งสองระบบมีขั้นตอนต่างกัน และส่งผลโดยตรงต่อการยอมรับเอกสารในต่างประเทศ
ในปัจจุบัน สหรัฐอเมริกาใช้ระบบ Apostille ซึ่งช่วยลดความซับซ้อนของการรับรองเอกสารให้เหลือเพียงขั้นตอนเดียว แต่ในทางปฏิบัติยังมีรายละเอียดสำคัญที่ต้องตรวจสอบ เช่น ประเภทเอกสาร การแปลภาษา และข้อกำหนดเฉพาะของหน่วยงานในแต่ละรัฐ หากเข้าใจโครงสร้างทั้งหมดตั้งแต่ต้น จะช่วยให้การเตรียมเอกสารเป็นไปอย่างถูกต้องและลดความผิดพลาดได้มาก
สหรัฐอเมริกาเป็นสมาชิก Apostille ภายใต้อนุสัญญาเฮก ค.ศ. 1961 ดังนั้น เอกสารไทยที่ต้องการใช้ในสหรัฐอเมริกาโดยทั่วไปจะใช้ยังต้องใช้ผ่านขั้นตอนแปล และ Legalization หลายชั้น อย่างไรก็ตาม ต้องตรวจสอบประเภทเอกสารและข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางในแต่ละรัฐเสมอ
1. สหรัฐอเมริกาใช้ Apostille หรือ Legalization?
United States เป็นสมาชิกของ Hague Conference on Private International Law ซึ่งเป็นองค์กรที่กำหนดระบบ Apostille สำหรับการรับรองเอกสารระหว่างประเทศสมาชิก
นั่นหมายความว่า เอกสารที่ออกจากประเทศไทยและต้องการใช้ในสหรัฐอเมริกา ยังไม่สามารถใช้การรับรองแบบ Apostille ได้ทันที ต้องผ่านกระบวนการ Legalization ที่ต้องรับรองหลายชั้นผ่านสถานทูต
ข้อดีของ Apostille คือช่วยลดขั้นตอนจาก 3 ชั้น เหลือเพียง 1 ชั้น ทำให้ประหยัดเวลาและลดความซับซ้อนของกระบวนการ
หากต้องการเข้าใจความแตกต่างของสองระบบ อ่านได้ที่ Apostille vs Legalization ต่างกันอย่างไร?
2. ขั้นตอนรับรองเอกสารไทยเพื่อใช้ในสหรัฐอเมริกา
แม้จะใช้ Apostille ซึ่งเป็นระบบที่ง่ายกว่า แต่ก็ยังมีขั้นตอนสำคัญที่ต้องดำเนินการให้ถูกต้อง โดยสามารถอธิบายเป็นลำดับได้ดังนี้
2.1 ตรวจสอบประเภทเอกสาร
ขั้นตอนแรกคือการตรวจสอบว่าเอกสารที่ต้องใช้เป็นประเภทใด เพราะเอกสารแต่ละประเภทจะมีหน่วยงานต้นทางที่แตกต่างกัน และมีรูปแบบการเตรียมเอกสารไม่เหมือนกัน
เอกสารที่นิยมใช้ในอเมริกา ได้แก่
- ใบเกิด
- ใบโสด
- ทะเบียนสมรส
- วุฒิการศึกษา
- Transcript
- เอกสารบริษัท
การเข้าใจประเภทเอกสารจะช่วยให้สามารถเตรียมเอกสารได้ถูกต้องตั้งแต่ต้น และลดความเสี่ยงในการยื่นผิดหน่วยงาน
ดูภาพรวมประเภทเอกสารได้ที่ เอกสารใช้ต่างประเทศมีกี่ประเภท
2.2 แปลเอกสารเป็นภาษาอังกฤษ (ถ้าจำเป็น)
โดยทั่วไป หน่วยงานในสหรัฐอเมริกาจะใช้ภาษาอังกฤษเป็นหลัก ดังนั้นหากเอกสารต้นฉบับเป็นภาษาไทย จำเป็นต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษก่อนนำไปใช้
สิ่งสำคัญคือคำแปลต้องถูกต้องและตรงกับต้นฉบับ เพราะคำแปลมีผลโดยตรงต่อการพิจารณาเอกสาร เช่น หากชื่อสะกดไม่ตรง หรือรายละเอียดไม่ครบ อาจทำให้เอกสารถูกปฏิเสธได้
ในบางกรณี อาจต้องมีคำรับรองนักแปล เพื่อยืนยันว่าคำแปลถูกต้องตามต้นฉบับ
อ่านเพิ่มเติม: ต้องแปลเอกสารก่อนหรือหลังรับรอง?
2.3 ยื่นรับรอง Apostille ในประเทศไทย
หลังจากเตรียมเอกสารและคำแปลเรียบร้อย ขั้นตอนถัดไปคือการนำเอกสารไปยื่นรับรอง Apostille ที่ กรมการกงสุล
ในขั้นตอนนี้ กรมการกงสุลจะตรวจสอบลายมือชื่อและตราประทับของเจ้าหน้าที่รัฐบนเอกสาร เพื่อยืนยันว่าเอกสารเป็นของจริง
เมื่อผ่านการตรวจสอบแล้ว จะมีการออกตรา Apostille ซึ่งเป็นใบรับรองที่ประเทศสมาชิกสามารถยอมรับร่วมกันได้
หลังจากได้รับ Apostille แล้ว เอกสารสามารถนำไปใช้ในสหรัฐอเมริกาได้ทันที โดยไม่ต้องผ่านสถานทูตเพิ่มเติม
รายละเอียดขั้นตอนอ่านได้ที่ ขั้นตอนรับรองเอกสารกรมการกงสุล
3. ข้อควรรู้เกี่ยวกับระบบของสหรัฐอเมริกา
แม้ว่าสหรัฐอเมริกาจะใช้ Apostille เหมือนกันทั่วประเทศ แต่ระบบกฎหมายของอเมริกามีลักษณะพิเศษ คือเป็นระบบ Federal + State หรือมีทั้งกฎหมายระดับประเทศและระดับรัฐ
ดังนั้น หน่วยงานในแต่ละรัฐอาจมีข้อกำหนดเพิ่มเติมที่แตกต่างกัน เช่น
- บางรัฐกำหนดให้คำแปลต้องได้รับการรับรองโดยนักแปลที่มีคุณสมบัติเฉพาะ
- บางหน่วยงานกำหนดอายุเอกสารไม่เกิน 3–6 เดือน
- บางกรณีต้องใช้เอกสารฉบับจริงเท่านั้น ไม่รับสำเนา
สิ่งเหล่านี้ไม่เกี่ยวกับ Apostille โดยตรง แต่มีผลต่อการยอมรับเอกสารในปลายทาง ดังนั้นควรตรวจสอบข้อกำหนดของหน่วยงานที่จะยื่นเอกสารเสมอ
อ่านแนวทางการตัดสินใจได้ที่ ประเทศปลายทางกำหนดรูปแบบการรับรองอย่างไร?
4. กรณีใดที่อาจต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติม
แม้ว่าการใช้ Apostille จะครอบคลุมในภาพรวม แต่ในบางกรณีอาจต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติม เช่น
- รับรองเอกสารต้นทางเพิ่มเติม
- แนบคำรับรองนักแปล
- รับรองสำเนาถูกต้อง
ขั้นตอนเหล่านี้ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางในสหรัฐอเมริกา ไม่ใช่ข้อกำหนดของระบบ Apostille โดยตรง
หากประเทศปลายทางไม่ใช่สมาชิก Apostille จะต้องใช้ขั้นตอนแบบ Legalization อ่านเพิ่มเติมได้ที่ ประเทศที่ไม่ใช้ Apostille ต้องทำ Legalization อย่างไร
5. ระยะเวลาโดยประมาณ
ระยะเวลาในการดำเนินการขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น
- จำนวนเอกสารที่ต้องรับรอง
- ระยะเวลาในการแปลเอกสาร
- คิวของหน่วยงานราชการ
โดยทั่วไป หากเอกสารครบถ้วนและไม่มีข้อผิดพลาด อาจใช้เวลาเพียงไม่กี่วันทำการ แต่หากมีหลายเอกสารหรือมีเงื่อนไขพิเศษ อาจใช้เวลานานขึ้น
คำถามที่พบบ่อย
1. ส่งเอกสารไปอเมริกาต้อง Apostille ไหม
โดยทั่วไปต้องทำ Apostille เพราะสหรัฐอเมริกาเป็นสมาชิก Apostille และใช้ระบบนี้ในการรับรองเอกสารระหว่างประเทศ
2. ต้องผ่านสถานทูตสหรัฐในไทยหรือไม่
ไม่จำเป็น หากเอกสารได้รับ Apostille อย่างถูกต้องแล้ว สามารถใช้ได้ทันทีโดยไม่ต้องผ่านสถานทูตเพิ่มเติม
3. เอกสารหมดอายุมีผลหรือไม่
มีผลในบางกรณี เพราะหน่วยงานในสหรัฐอเมริกาอาจกำหนดอายุเอกสาร เช่น ไม่เกิน 3–6 เดือน ดังนั้นควรตรวจสอบข้อกำหนดของปลายทางก่อนใช้งาน
ติดต่อศูนย์แปลเอกสารเฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชัน
ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือขอรับบริการกับศูนย์แปลเอกสาร เฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชันได้แล้ววันนี้ที่
LINE OFFICIAL ACCOUNT: https://page.line.me/fc2009?openQrModal=true หรือ
สำนักงานใหญ่ สะพานควาย จตุจักร
อาคารภูมิเดชา ชั้น 4 ซอยประดิพัทธ์ 10 ถ.ประดิพัทธ์ เเขวง/เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร 10400
โทร. 082-3256236 , 065-3958392
https://goo.gl/maps/zUrGGGGWSrtMvjDa7
ศูนย์แปลเอกสารสาขาภูเก็ต ถ.ปฏิพัทธ์ เมืองภูเก็ต
เลขที่ 7/4 ถ.ปฏิพัทธ์ ต.ตลาตเหนือ อ.เมืองภูเก็ต จ.ภูเก็ต 83000
โทร. 086-3669255
https://goo.gl/maps/s21JAisaAnRPvxtHA
