ขั้นตอนรับรองเอกสารต่างประเทศในไทย อัปเดตล่าสุด

ตอนนี้หลายเอกสารที่เข้ามาในไทยยังอิงกระบวนการรับรองเอกสารแบบเดิม (chain legalization) อยู่ เพราะกรมการกงสุลยังไม่ได้เข้าร่วมอนุสัญญากรุงเฮก Apostille ดังนั้นจะอธิบายแบบ “เตรียมเอกสารก่อนยื่นในไทย

Table of Contents

1 ขั้นตอนรับรองเอกสารต่างประเทศในไทยอย่างถูกต้อง

1.1 เช็คก่อนว่าเอกสารจากต่างประเทศผ่านการรับรองจากต้นทางมาแล้วหรือยัง

ก่อนเข้าสู่ฝั่งไทย เอกสารจำนวนมากต้องมีสายการรับรองจากประเทศที่ออกเอกสารมาก่อน เช่น ผ่านหน่วยงานที่มีอำนาจของประเทศนั้น และในหลายกรณีต้องผ่านสถานเอกอัครราชทูตหรือสถานกงสุลใหญ่ไทยในประเทศนั้นด้วย จึงจะนำมายื่นกับกรมการกงสุลในไทยต่อได้ เช่น กรณีหนังสือมอบอำนาจจากต่างประเทศ หรือเอกสารบริษัทที่จดทะเบียนในต่างประเทศ

1.2 เอกสารให้พร้อมทั้งต้นฉบับ เอกสารแนบ และตรวจอายุเอกสาร

เมื่อเอกสารเข้ามาในไทยแล้ว สิ่งที่ควรทำคือเช็กว่ามีต้นฉบับหรือสำเนาตามที่หน่วยงานต้องใช้ครบหรือไม่ และเอกสารบางประเภทมีเงื่อนไขเรื่องอายุเอกสารด้วย เช่น หนังสือมอบอำนาจจากต่างประเทศที่กรมการกงสุลระบุว่าใช้ได้ไม่เกิน 6 เดือน

1.3 เตรียมคำแปลให้พร้อมในรูปแบบที่ตรวจสอบได้

หากเอกสารจะถูกใช้กับหน่วยงานไทย มักควรมีคำแปลที่อ่านและตรวจสอบได้ โดยแนวปฏิบัติของกรมการกงสุลระบุว่าคำแปลที่ใช้ยื่นนิติกรณ์หลายประเภทต้องมีผู้แปลลงนามรับรองคำแปล และสำหรับการแปลไทย-อังกฤษ / อังกฤษ-ไทย ผู้แปลควรเป็นบุคคลสัญชาติไทย หรือมีวุฒิด้านภาษาไทยระดับปริญญาตรีหรือเทียบเท่า

1.4 ตรวจลายมือชื่อและความน่าเชื่อถือของเอกสารที่เข้ามา

เมื่อยื่นต่อกรมการกงสุล เจ้าหน้าที่จะเน้นตรวจลายมือชื่อของผู้มีอำนาจลงนาม โดยกองสัญชาติและนิติกรณ์ใช้ระบบเก็บตัวอย่างลายมือชื่อจากหน่วยงานผู้ออกเอกสารไว้ แล้วเทียบกับลายมือชื่อที่ปรากฏในเอกสารที่นำมายื่น จึงเป็นการตรวจ “ความน่าเชื่อถือของลายมือชื่อและที่มาเอกสาร” มากกว่าการรับรองเนื้อหาทุกบรรทัด

1.5 หลังผ่านการตรวจแล้ว ค่อยนำไปใช้กับหน่วยงานปลายทางในไทย

เมื่อเอกสารพร้อมในเชิงรูปแบบแล้ว จึงค่อยนำไปใช้กับหน่วยงานปลายทาง เช่น งานทะเบียน ธุรกิจ การศึกษา หรือเรื่องตรวจคนเข้าเมือง โดยควรเช็กเงื่อนไขของหน่วยงานปลายทางอีกครั้ง เพราะกรมการกงสุลเองก็ระบุให้ตรวจสอบประเภทการนิติกรณ์กับหน่วยงานปลายทางก่อนเข้ารับบริการ

2. เอกสารจากต่างประเทศต้องผ่านการรับรองจากประเทศต้นทางก่อนหรือไม่

โดยหลักๆแล้ว หากเอกสารถูกออกโดยหน่วยงานต่างประเทศและต้องนำมาใช้กับหน่วยงานในประเทศไทย สิ่งสำคัญไม่ใช่แค่ “มีเอกสารตัวจริง” แต่คือการทำให้หน่วยงานไทยสามารถตรวจสอบได้ว่า เอกสารนั้นออกโดยหน่วยงานจริง ลายมือชื่อของเจ้าหน้าที่เป็นของจริง และตราประทับที่ปรากฏบนเอกสารมีที่มาที่ตรวจสอบได้ กระบวนการจึงเริ่มจากประเทศต้นทางก่อน เพื่อให้การรับรองเอกสารมีน้ำหนักพอสำหรับการใช้งานในไทย

ในทางปฏิบัติ เอกสารจำนวนมากจึงควรผ่านการรับรองจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในประเทศที่ออกเอกสารก่อน เช่น หน่วยงานผู้ออกเอกสาร หรือกระทรวงการต่างประเทศของประเทศนั้น เพื่อยืนยันลายมือชื่อและสถานะของเจ้าหน้าที่ที่ลงนามไว้บนเอกสาร เมื่อรับรองจากต้นทางชัดเจนเเล้ว หน่วยงานไทยยึดหลักเกณฑ์สากลในการตรวจสอบต่อได้ง่ายขึ้น และลดความเสี่ยงเอกสารถูกตีกลับเพราะตรวจที่มาไม่ได้

จุดที่คนมักเข้าใจผิดคือคิดว่า “แปลเป็นไทยแล้วใช้ได้เลย” ทั้งที่จริง การแปลเป็นเพียงส่วนเสริมให้เจ้าหน้าที่ไทยอ่านเนื้อหาได้ แต่ไม่ได้แทนการยืนยันความถูกต้องของลายมือชื่อหรือตราประทับจากประเทศต้นทาง ดังนั้น ถ้าเอกสารยังไม่ผ่านการรับรองจากต้นทางที่ออกเอกสารมาอย่างถูกต้อง ขั้นตอนในไทยมักเดินต่อได้ยากกว่าเดิมมาก โดยเฉพาะเอกสารสถานะบุคคล เอกสารครอบครัว เอกสารการศึกษา และเอกสารธุรกิจที่ใช้กับหน่วยงานรัฐไทย
เราควรเช็คว่าเอกสารแต่ละประเภทควรเตรียมสายการรับรองแบบใดก่อนยื่นจริง อ่านเพิ่มเติม แนวทางใช้เอกสารต่างประเทศในไทย

สำหรับคนที่กำลังจะใช้เอกสารต่างประเทศในไทย อ่านบทความเพื่อทำความเข้าใจเพิ่มเติมได้ที่ เอกสารต่างประเทศใช้ในไทย ต้องทำอย่างไร? คู่มือครบทุกขั้นตอนก่อนยื่นหน่วยงานราชการไทย

บทความของหน่วยงานไทยเมื่อเอกสารเข้ามาในประเทศ

3. บทบาทของหน่วยงานไทยเมื่อเอกสารเข้ามาในประเทศ

หน่วยงานไทยมีบทบาทสำคัญในการทำให้เอกสารนั้นเชื่อถือได้ในสายตาระบบราชการไทย โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวกับสิทธิและสถานะทางกฎหมาย เช่น การสมรส การเกิด วุฒิการศึกษา หรือเอกสารธุรกิจ เพราะหากยอมรับเอกสารทันทีโดยไม่ตรวจสอบ อาจเกิดความเสียหายทั้งต่อเจ้าของเอกสารและต่อหน่วยงานที่รับเรื่องได้ ตามเหตุผลต่อไปนี้

3.1 การตรวจลายมือชื่อ จุดสำคัญมากคือตรวจว่า ลายมือชื่อที่อยู่บนเอกสารตรงกับตัวอย่างลายมือชื่อที่หน่วยงานต้นทางเคยแจ้งไว้หรือไม่ กรมการกงสุลระบุว่า โดยปกติหน่วยงานผู้ออกเอกสารจะส่งรายชื่อผู้มีอำนาจลงนามพร้อมตัวอย่างลายมือชื่อให้กระทรวงการต่างประเทศไทยเก็บไว้ในระบบ และเมื่อผู้ยื่นเอกสาร เจ้าหน้าที่จะเทียบลายมือชื่อในเอกสารกับข้อมูลตัวอย่างที่มีอยู่ก่อนพิจารณารับรองต่อไป

3.2 การตรวจตราประทับ ตำเเหน่ง และรายละเอียดที่กำหนดไว้ นอกจากลายมือชื่อแล้ว ตราประทับ ชื่อตำแหน่ง และชื่อหน่วยงานที่แสดงอยู่บนเอกสารก็เป็นจุดที่ถูกตรวจเช่นกัน เพราะข้อมูลเหล่านี้ช่วยยืนยันว่าเอกสารมาจากหน่วยงานที่ถูกต้องและอยู่ในสายการรับรองที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ หากตราไม่ชัด ชื่อตำแหน่งไม่ครบ หรือหน่วยงานต้นทางไม่สอดคล้องกับข้อมูลที่เคยแจ้งไว้ เอกสารอาจถูกขอให้ตรวจเพิ่มเติมได้

อ้างอิงจาก กรมการกงสุล
ดูข้อมูลเพิ่มเติม การดำเนินการรับเอกสารกับหน่วยงานรัฐไทย

4. การแปลเอกสารและการรับรองคำแปล

คำแปลใช้เป็นเอกสารประกอบการพิจารณาอย่างเป็นทางการ ดังนั้นต้องทำให้ทั้งอ่านเข้าใจ และมีความน่าเชื่อถือ ตามรูปแบบที่หน่วยงานปลายทางที่ต้องการ

4.1 ต้องแปลเป็นภาษาไทยหรือไม่ ถ้าใช้ยื่นกับหน่วยงานไทย ราชการไทย มักควรมีคำแปลไทยไว้ล่วงหน้า คือ หากหน่วยงานปลายทางในไทยต้องอ่าน ตรวจ หรือเก็บเอกสารไว้ในส่วนราชการ คำแปลภาษาไทยจะช่วยให้เจ้าหน้าที่พิจารณาได้ตรงขึ้น และลดโอกาสขอเอกสารเพิ่มในภายหลัง โดยเฉพาะเอกสารที่มีข้อมูลเฉพาะทาง เช่น สถานะบุคคล หนังสือรับรองบริษัท หรือเอกสารการศึกษา ซึ่งกรมการกงสุลก็มีแนวทางเฉพาะเรื่องการแปลเอกสารเพื่อการนิติกรณ์ และระบุว่าผู้แปลไทย-อังกฤษ/อังกฤษ-ไทยควรเป็นบุคคลสัญชาติไทย หรือมีวุฒิด้านภาษาไทยระดับปริญญาตรีหรือเทียบเท่า เพื่อให้คำแปลตรวจสอบได้ง่ายขึ้น.

4.2 หน่วยงานใดต้องการคำแปลรับรอง โดยปกติหน่วยงานที่เกี่ยวกับสถานะบุคคลและสิทธิทางกฎหมายมักเข้ม เช่น สำนักงานเขต/อำเภอ และสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง เพราะต้องมั่นใจว่าข้อมูลในคำแปลไม่ผิดเพี้ยน อีกกลุ่มคือกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ในงานเอกสารบริษัทต่างประเทศ เนื่องจากมีผลต่ออำนาจลงนามและความรับผิดตามกฎหมาย ส่วนมหาวิทยาลัยบางแห่งอาจขอคำแปลที่เป็นทางการหรือรับรองคำแปลเมื่อยื่นวุฒิจากต่างประเทศ โดยเฉพาะกรณีเทียบวุฒิหรือเอกสารหลายหน้า

ดูค่าแปลของเราได้ที่ : ค่าแปลภาษา

5. หลังผ่านการรับรองแล้วสามารถนำไปใช้ที่ไหนได้บ้าง

หลังจากเอกสารต่างประเทศผ่านการรับรองและจัดทำคำแปลไทยอย่างถูกต้องแล้ว เอกสารชุดนั้นสามารถนำไปใช้ยื่นกับหน่วยงานสำคัญในไทยได้หลายที่ ดังนี้

สำนักงานเขต / อำเภอ ใช้ในงานทะเบียนราษฎร เช่น จดทะเบียนสมรสกับชาวต่างชาติ รับรองบุตร เปลี่ยนชื่อ-สกุล หรือแจ้งเหตุครอบครัวอื่น ๆ เอกสารที่ผ่านการรับรองแล้วจะช่วยลดโอกาสถูกขอให้กลับไปทำรับรองเพิ่ม และทำให้การพิจารณาเดินเร็วขึ้น เพราะข้อมูลสำคัญถูกแปลและยืนยันความน่าเชื่อถือแล้ว
DBD หรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้า มักใช้เอกสารต่างประเทศที่ผ่านการรับรองในงานธุรกิจและนิติบุคคล เช่น หนังสือรับรองบริษัทจากต่างประเทศ เอกสารกรรมการ/ผู้ถือหุ้น หนังสือมอบอำนาจ หรือเอกสารที่ยืนยันอำนาจลงนาม เอกสารที่รับรองครบจะช่วยให้ DBD ตรวจสอบข้อมูลได้ง่ายขึ้นและลดความเสี่ยงเอกสารถูกตีกลับเพราะรูปแบบไม่เป็นทางการ
ตม. หรือสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง ใช้เอกสารรับรองในงานวีซ่า ต่ออายุ หรือยื่นฐานความสัมพันธ์และครอบครัว เช่น ใบสมรส ใบเกิด หรือเอกสารสถานะบุคคล เพื่อสนับสนุนคำร้องให้มีน้ำหนักและตรวจสอบได้จริง
มหาวิทยาลัย ใช้เอกสารรับรองในการสมัครเรียน เทียบวุฒิ หรือยื่น Transcript/ปริญญาบัตรจากต่างประเทศ บางแห่งขอคำแปลไทยหรืออังกฤษที่เป็นทางการเพื่อให้คณะ/ทะเบียนพิจารณาได้ชัดเจน

ดูบทความเกี่ยวกับ เอกสารต่างประเทศใช้ในไทย ต้องทำอย่างไร? คู่มือครบทุกขั้นตอนก่อนยื่นหน่วยงานราชการไทย เพิ่มเติมได้ที่ คลิก

ถึงแม้ว่าการทำตามขั้นตอนจะเป็นเรื่องที่ยุ่งยากสำหรับบางคน แต่หากทำตามนี้ รับรองได้ว่าเอกสารของคุณต้องผ่านอย่างง่ายดายแน่นอน

ติดต่อศูนย์แปลเอกสารเฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชัน

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือขอรับบริการกับศูนย์แปลเอกสาร เฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชันได้แล้ววันนี้ที่
LINE OFFICIAL ACCOUNT: https://page.line.me/fc2009?openQrModal=true หรือ

สำนักงานใหญ่ สะพานควาย จตุจักร

อาคารภูมิเดชา ชั้น 4 ซอยประดิพัทธ์ 10 ถ.ประดิพัทธ์ เเขวง/เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร 10400
โทร. 082-3256236 , 065-3958392
https://goo.gl/maps/zUrGGGGWSrtMvjDa7

ศูนย์แปลเอกสารสาขาภูเก็ต ถ.ปฏิพัทธ์ เมืองภูเก็ต

เลขที่ 7/4 ถ.ปฏิพัทธ์ ต.ตลาตเหนือ อ.เมืองภูเก็ต จ.ภูเก็ต 83000
โทร. 086-3669255
https://goo.gl/maps/s21JAisaAnRPvxtHA

ขั้นตอนรับรองเอกสารต่างประเทศในไทย