หน่วยงานไทยตรวจอะไรบ้างเมื่อรับเอกสารต่างประเทศ

• Facebook
• Twitter
• Line

การนำเอกสารจากต่างประเทศมาใช้ในประเทศไทย ไม่ว่าจะเป็นใบรับรองโสด สูติบัตร ทะเบียนสมรส วุฒิการศึกษา หนังสือรับรองบริษัท หรือเอกสารราชการอื่น ๆ หลายคนมักเข้าใจว่าแค่มีต้นฉบับและแปลไทยก็เพียงพอ แต่ในทางปฏิบัติ หน่วยงานไทยไม่ได้ตรวจเพียงว่าเอกสาร “มีจริง” หรือ “ดูเป็นทางการ” เท่านั้น ยังต้องพิจารณาด้วยว่าเอกสารนั้น เชื่อถือได้หรือไม่ ใช้ได้ตรงวัตถุประสงค์หรือไม่ และผ่านขั้นตอนรับรองเอกสารถูกต้องหรือเปล่า

จึงเป็นเหตุผลที่บางคนเตรียมเอกสารไปครบในความเข้าใจของตัวเอง แต่เมื่อไปยื่นจริงกลับถูกขอเอกสารเพิ่ม ถูกขอให้แก้คำแปล หรือบางกรณีต้องกลับไปทำขั้นตอน รับรองเอกสาร ใหม่ทั้งหมด ทำให้เสียทั้งเวลา ค่าใช้จ่าย และกระทบกำหนดการยื่นเรื่อง

บทความนี้จะสรุปให้เข้าใจง่ายว่า เวลาหน่วยงานไทยรับเอกสารจากต่างประเทศ เจ้าหน้าที่มักตรวจอะไรบ้าง เอกสารมักถูกตีกลับเพราะสาเหตุใด และควรเตรียมอย่างไรเพื่อลดความเสี่ยงก่อนยื่นจริง

ดูแนวทางใช้เอกสารต่างประเทศในไทยเพิ่มเติมได้ที่ คลิกอ่านบทความนี้

1. หน่วยงานไทยตรวจอะไรบ้างเมื่อรับเอกสารต่างประเทศ

เวลานำเอกสารจากต่างประเทศมายื่นในไทย หลายคนมักคิดว่ามีต้นฉบับก็พอ แต่พอไปถึงจริงกลับโดนถามเพิ่ม โดนขอเอกสารประกอบ หรือบางเคสต้องกลับไปแก้ ทั้งที่เอกสารดูเหมือนถูกต้องแล้ว นั่นเพราะหน่วยงานไทยไม่ได้ตรวจแค่ความสวยงามของเอกสารหรือมีตราประทับหรือไม่ แต่จะตรวจว่าเอกสารนั้นเชื่อถือได้ เทียบกับระบบไทยได้ และใช้ได้ตรงตามวัตถุประสงค์หรือเปล่า ดังนั้นควรจะเตรียมเอกสารให้ถูกต้องตั้งแต่แรก เพื่อลดเวลาในการแก้ไข ที่จะทำให้การดำเนินงานล่าช้าไม่ตรงตามกำหนด

การตรวจของหน่วยงานไทยจะพิจารณา 3 ส่วนหลัก ๆ คือ

1.1 เอกสารนี้ออกโดยใคร

ด่านแรกที่เจ้าหน้าที่มักดูคือ เอกสารฉบับนั้นออกโดยหน่วยงานใด และหน่วยงานผู้ออกมีสถานะเหมาะสมกับเอกสารประเภทนั้นหรือไม่

ตัวอย่างเช่น

• สูติบัตร ควรออกโดยหน่วยงานทะเบียนหรือหน่วยงานรัฐที่มีอำนาจ
  
• ทะเบียนสมรส ควรเป็นเอกสารจากนายทะเบียนหรือหน่วยงานรัฐที่รับจดทะเบียน
  
• วุฒิการศึกษา ควรออกโดยสถาบันการศึกษาหรือหน่วยงานรับรองการศึกษา
  
• หนังสือรับรองบริษัท ควรออกโดยหน่วยงานทะเบียนธุรกิจที่เกี่ยวข้อง
  

หากเอกสารไม่มีชื่อหน่วยงานชัดเจน ไม่มีหัวกระดาษ ไม่มีเลขอ้างอิง หรือไม่เห็นว่ามาจากหน่วยงานใดอย่างชัดเจน เจ้าหน้าที่อาจมองว่าเอกสารยังไม่น่าเชื่อถือเพียงพอ และอาจต้องขอเอกสารเพิ่มเติมหรือให้ไปทำ รับรองเอกสาร เพิ่มเติมก่อน

1.2 เป็นเอกสารแบบที่ถูกต้องกับการยื่นไหม

เอกสารจำนวนมากถูกตีกลับไม่ใช่เพราะปลอม แต่เพราะ “เอามาผิดฉบับ”

เช่น

• จะใช้ยื่นเรื่องสมรส แต่กลับนำใบรับรองโสดที่ออกจากต้นทางมา ในบางประเทศ ต้องขอจากประเทศปลายทาง
  
• จะใช้ยื่นเรื่องหย่า แต่ยื่นเพียงคำร้องหรือหนังสือแจ้ง แทนเอกสารคำสั่งศาล หรือทะเบียนหย่า

• จะใช้สูติบัตรในไทย แต่เป็นฉบับย่อที่ไม่มีรายละเอียดบิดามารดาหรือข้อมูลสำคัญครบถ้วน
  

จุดนี้สำคัญมาก เพราะแม้เอกสารจะเป็นของจริง แต่ถ้าไม่ใช่เอกสารตัวที่หน่วยงานไทยต้องการ เจ้าหน้าที่ก็อาจไม่สามารถรับเรื่องต่อได้

1.3 ตรวจความครบถ้วนข้อมูลในเอกสาร

หน่วยงานไทยมักตรวจว่าข้อมูลในเอกสารมีสาระสำคัญครบหรือไม่ เช่น

• ชื่อ-นามสกุล
  
• วันเดือนปีเกิด
  
• สถานที่เกิด / สถานที่จดทะเบียน
  
• ชื่อบิดา มารดา หรือคู่สมรส
  
• เลขอ้างอิง / เลขทะเบียน
  
• วันที่ออกเอกสาร
  
• หมายเหตุสำคัญหรือสถานะกำกับ

หากเอกสารเป็นฉบับย่อ หรือข้อมูลบางช่องหายไป แม้จะดูเป็นทางการ ก็อาจยังไม่เพียงพอสำหรับการพิจารณาในไทย โดยเฉพาะงานทะเบียน งานครอบครัว งานสัญชาติ 

หากต้องใช้ เอกสารต่างประเทศในไทย อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่ คลิกอ่าน จะได้รู้ว่า ต้องเตรียมอะไรบ้างก่อนใช้ในไทย

2. ตรวจการรับรองเอกสารว่าเดินขั้นตอนถูกหรือไม่

อีกเรื่องที่สำคัญมากคือ การรับรองเอกสาร เจ้าหน้าที่มักดูว่าเอกสารจากต่างประเทศได้ผ่านขั้นตอนยืนยันความถูกต้องตามขั้นตอนไหม

ในทางปฏิบัติ เอกสารบางประเทศอาจต้องผ่านกระบวนการแบบ Apostille หรือบางกรณีอาจต้องผ่านการรับรองหลายชั้นก่อนนำมาใช้ในไทย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเทศต้นทาง ประเภทเอกสาร และหน่วยงานปลายทางที่จะนำไปใช้

สิ่งที่เจ้าหน้าที่มักพิจารณา คือ

• เอกสารผ่านการรับรองจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องแล้วหรือยัง
  
• ลำดับการรับรองเอกสารถูกต้องไหม
  
• มีหน้ารับรองครบหรือขาดบางส่วน
  
• มีตราประทับรับรอง ลายเซ็นต์ หรือตำเเหน่งเจ้าหน้าที่รับรองชัดเจนไหม
  

หากลำดับการ รับรองเอกสาร ผิด เช่น รีบแปลก่อนทั้งที่ยังต้องทำรับรองต้นฉบับเพิ่มเติม หรือใช้เอกสารที่ยังไม่ผ่านขั้นตอนสำคัญ ก็มีโอกาสต้องย้อนกลับไปทำใหม่ทั้งหมด

อ่านต่อเรื่องลำดับการเตรียมเอกสารได้ที่ เอกสารต่างประเทศต้องเตรียมอะไรบ้างก่อนใช้ในไทย

3. ตรวจอายุเอกสารและความเป็นปัจจุบัน

อีกจุดที่หลายคนมองข้ามคือ “อายุของเอกสาร” เอกสารบางประเภทถึงจะเป็นของจริง แต่หากออกมานานเกิน 3-6 เดือน หน่วยงานปลายทางอาจไม่รับ เพราะต้องการข้อมูลปัจจุบัน 

ตัวอย่างเช่น

• ใบรับรองโสด
  
• หนังสือรับรองบริษัท
  
• หนังสือรับรองสถานะบางประเภท
  

ดังนั้นก่อนยื่น ควรตรวจว่าเอกสารที่ใช้มีอายุการใช้งานตามที่หน่วยงานปลายทางยอมรับหรือไม่ เพราะบางเรื่องไม่ใช่แค่มี รับรองเอกสาร ครบ แต่ต้องเป็นเอกสารที่ยังอยู่ในช่วงเวลาที่ใช้ได้ด้วย

4. ตรวจผู้ยื่นและเอกสารประกอบการยื่น

หลายเคสถูกขอเอกสารเพิ่ม ไม่ใช่เพราะต้นฉบับมีปัญหา แต่เพราะ “ตัวผู้ยื่น” ยืนยันสิทธิไม่ครบ เช่น

• ไม่มีพาสปอร์ตหรือบัตรประชาชนของผู้เกี่ยวข้อง
  
• ไม่มีหนังสือมอบอำนาจ
  
• ไม่มีหลักฐานเปลี่ยนชื่อ
  
• ไม่มีเอกสารเชื่อมความสัมพันธ์
  
• ไม่มีสำเนาเอกสารประกอบที่ต้องใช้แนบ
  

ดังนั้นการเตรียม รับรองเอกสาร ให้พร้อม ควรคิดทั้ง “ตัวเอกสาร” และ “เอกสารประกอบของผู้ยื่น” ไปพร้อมกัน

5. หน่วยงานตรวจลายมือชื่ออะไรบ้าง ในเอกสารต่างประเทศ

หลายคนไม่คิดว่าลายมือชื่อจะมีผล แต่ในเอกสารต่างประเทศ ลายมือชื่อคือหนึ่งในตัวชี้ว่ามาจากหน่วยงานจริง และผ่านกระบวนการรับรองจริง โดยทั่วไปเจ้าหน้าที่จะดู 2 เรื่องใหญ่ ๆ คือ

5.1) ผู้ลงนามเป็นใคร 

เป็นเจ้าหน้าที่ทะเบียน ศาล หน่วยงานรัฐ สถานพยาบาล สถาบันการศึกษา หรือผู้มีอำนาจตามเอกสารประเภทนั้น ๆ หากเป็นเอกสารที่ต้องมีผู้มีอำนาจลงนามแต่กลับไม่มีชื่อ/ตำแหน่งชัดเจน หรือเป็นลายเซ็นที่ไม่มีข้อมูลกำกับเลย ก็มีโอกาสถูกขอให้ส่งเอกสารเพิ่มเติมเพื่อยืนยันที่มา

5.2) ตรวจว่าลายเซ็นต์และการรับรองสัมพันธ์กันทั้งชุดไหม 

ในเอกสารบางชุดอาจมีหลายหน้า หรือมีการ รับรองเอกสาร หลายชั้น เจ้าหน้าที่จะดูว่า

• ชื่อผู้ลงนามแต่ละชั้นสอดคล้องกันหรือไม่
  
• หน้าที่รับรองมีความต่อเนื่องหรือไม่
  
• มีหน้าที่เหมือนถูกแทรกเพิ่มภายหลังหรือไม่
  

หากมีความผิดปกติ แม้ยังไม่ใช่ข้อยืนยันว่าเอกสารปลอม แต่ก็ทำให้หน่วยงานต้องตรวจเข้มขึ้น

6. มีการตรวจตราประทับและรูปแบบเอกสารอย่างไร

ตราประทับและรูปแบบเอกสารเป็นสิ่งที่ช่วยยืนยันว่าเอกสารออกโดยหน่วยงานนั้นจริง และเป็นแบบฟอร์มที่ถูกต้อง เจ้าหน้าที่มักดู 3 จุด ดังนี้

6.1) ตราและชื่อหน่วยงานผู้ออก 

เจ้าหน้าที่มักดูว่ามีข้อมูลที่ระบุหน่วยงานชัดหรือไม่ เช่น

• ชื่อหน่วยงาน
  
• เมือง / รัฐ / ประเทศ
  
• เลขอ้างอิง
  
• ตราประทับทางหน่วยงานราชการ

6.2) ความครบถ้วนของรูปแบบ 

เอกสารแต่ละประเภทควรมีองค์ประกอบพื้นฐานของตัวเอง เช่น

• สูติบัตรควรมีข้อมูลเด็กและบิดามารดา
  
• ทะเบียนสมรสควรมีข้อมูลคู่สมรส วันจดทะเบียน และสถานที่จดทะเบียน
  
• ใบหย่าควรมีข้อความเกี่ยวกับการสิ้นสุดความสมรสและวันที่มีผล
  

หากข้อมูลหลักขาดหาย หรือใช้ฉบับย่อแทนฉบับเต็ม ก็อาจยังไม่เพียงพอสำหรับการ รับรองเอกสาร หรือการยื่นกับหน่วยงานไทย

6.3) ร่องรอยการแก้ไข 

มีการขูดลบ แก้ไขด้วยลายมือ หน้าขาดหาย สแกนไม่ชัด หรือมีหลายเวอร์ชั่นที่ข้อมูลไม่ตรงกัน จุดนี้ทำให้หน่วยงานต้องระวัง เพราะเอกสารครอบครัวและสถานะบุคคลถือเป็นข้อมูลสำคัญมาก

7. คำแปลมีผลต่อการพิจารณาเอกสารอย่างไร

คำแปลเป็นสิ่งที่ทำให้เจ้าหน้าที่ไทยอ่านข้อมูลได้ครบและเทียบกับระบบไทยได้จริง หลายเคสไม่ใช่เอกสารไม่ดี แต่คำแปลทำให้เอกสารดูไม่น่าเชื่อถือ เพราะอ่านแล้วไม่ชัด หรือข้อมูลไม่ตรงต้นฉบับ สิ่งที่คำแปลมีผลต่อการพิจารณา ได้แก่

7.1)  แปลอ่านง่ายและตีความตรงกันได้ 

ถ้าคำแปลใช้ถ้อยคำกำกวม หรือแปลชื่อรายการผิด เช่น แปลประเภทความสัมพันธ์/สถานะผิด ความหมายจะเปลี่ยนทันที และทำให้เจ้าหน้าที่ไม่กล้ารับ เพราะยิ่งเกี่ยวกับครอบครัว ยิ่งต้องชัดเจนว่าความสัมพันธ์เป็นแบบไหน

7.2) ผู้แปลต้องตรวจสอบได้ 

กรณีงานที่ต้องใช้คำแปลประกอบราชการ เจ้าหน้าที่มักอยากเห็นคำแปลที่มีรูปแบบมาตรฐาน มีข้อมูลผู้แปลหรือหน่วยงานแปลที่ตรวจสอบได้ เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือและลดความเสี่ยงเรื่องแปลผิด

7.3) ข้อมูลต้องตรงต้นฉบับอย่างละเอียด 

จุดที่พลาดบ่อยมาก ได้แก่

• ชื่อ-นามสกุลสะกดไม่คงที่
  
• วันเดือนปีแปลผิดรูปแบบ
  
• เลขเอกสารตกหล่น
  
• ตราและหมายเหตุไม่ได้แปล
  
• ชื่อสถานที่หรือหน่วยงานแปลไม่ครบ
  

เรื่องเล็ก ๆ เหล่านี้เป็นสาเหตุสำคัญที่ทำให้เอกสารถูกขอแก้

8.  สาเหตุที่ทำให้เอกสารถูกขอแก้ไขหรือถูกตีกลับ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ เอกสารต่างประเทศต้องแปลไทยหรือไม่

นี่คือเหตุผลหลัก ๆ ที่ทำให้เอกสารถูกขอให้แก้ หรือโดนตีกลับบ่อย ซึ่งส่วนใหญ่แก้ได้ตั้งแต่ก่อนยื่น หากรู้ล่วงหน้า

8.1) เอกสารไม่ครบ

เช่น มีต้นฉบับแต่ไม่มีสำเนา ไม่มีเอกสารผู้ยื่น ไม่มีหลักฐานเชื่อมความสัมพันธ์ หรือมีหลายหน้าแต่เอามาไม่ครบ ทำให้ตรวจไม่จบในครั้งเดียว

8.2) ใช้เอกสารผิดประเภท

นำฉบับย่อมาใช้แทนฉบับเต็ม หรือใช้เอกสารที่ไม่ใช่เอกสารทางการสำหรับเรื่องนั้น

8.3) คำแปลไม่ตรงต้นฉบับ

แปลตกหล่น แปลผิด หรือสะกดชื่อไม่คงที่ทั้งชุด

8.4) ลำดับการรับรองเอกสารไม่ถูกต้อง

ทำขั้นตอนสลับกัน จนต้องย้อนกลับไปเริ่มใหม่

8.5) ข้อมูลในเอกสารไม่เชื่อมกับผู้ยื่น

ชื่อ วันเกิด สถานะ หรือความสัมพันธ์ไม่ตรงกับเอกสารไทยหรือพาสปอร์ต

8.6) เอกสารมีร่องรอยผิดปกติ

สแกนไม่ชัด มีการแก้ไข หรือรายละเอียดระหว่างหน้าขัดกัน

8.7) เอกสารหมดอายุหรือไม่อัปเดต

โดยเฉพาะเอกสารสถานะหรือหนังสือรับรองที่หน่วยงานปลายทางต้องการฉบับใหม่

อ่านบทความที่เกี่ยวกับ ขั้นตอนรับรองเอกสารต่างประเทศในไทย คลิกอ่านบทความนี้

เช็คลิสต์สั้น ๆ ก่อนยื่นเอกสารต่างประเทศในไทย

ก่อนนำเอกสารไปยื่นจริง ลองเช็คตามนี้ก่อน

• เอกสารเป็น “ฉบับที่ถูกต้อง” สำหรับเรื่องที่จะยื่น
  
• ต้นฉบับครบทุกหน้า
  
• ผ่านขั้นตอน รับรองเอกสาร ตามลำดับแล้ว
  
• คำแปลไทยตรงกับต้นฉบับ
  
• ชื่อ-นามสกุลและข้อมูลบุคคลตรงกับพาสปอร์ต/เอกสารไทย
  
• มีสำเนาและเอกสารประกอบของผู้ยื่นครบ
  
• ตรวจอายุเอกสารว่ายังใช้ได้
  
• หากมีการเปลี่ยนชื่อ เปลี่ยนนามสกุล หรือเปลี่ยนสถานะ ต้องมีเอกสารเชื่อมโยงให้ครบ

ติดต่อศูนย์แปลเอกสารเฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชัน

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือขอรับบริการกับศูนย์แปลเอกสาร เฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชันได้แล้ววันนี้ที่
LINE OFFICIAL ACCOUNT: https://page.line.me/fc2009?openQrModal=true หรือ

สำนักงานใหญ่ สะพานควาย จตุจักร

อาคารภูมิเดชา ชั้น 4 ซอยประดิพัทธ์ 10 ถ.ประดิพัทธ์ เเขวง/เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร 10400
โทร. 082-3256236 , 065-3958392
https://goo.gl/maps/zUrGGGGWSrtMvjDa7

ศูนย์แปลเอกสารสาขาภูเก็ต ถ.ปฏิพัทธ์ เมืองภูเก็ต

เลขที่ 7/4 ถ.ปฏิพัทธ์ ต.ตลาตเหนือ อ.เมืองภูเก็ต จ.ภูเก็ต 83000
โทร. 086-3669255 
https://goo.gl/maps/s21JAisaAnRPvxtHA

• Facebook
• Twitter
• Line

บทความการแปลที่แนะนำ

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เอกสารถูกตีกลับ ต้องแปลเอกสารก่อนหรือหลังรับรอง เอกสารครอบครัวจากต่างประเทศยื่นในไทย แปลจีนไม่ยาก ศัพท์อาหารเพื่อสุขภาพกินอย่างไรให้เฮลท์ตี้