Apostille คืออะไร ใช้กับเอกสารและประเทศใดบ้าง เช็กก่อนยื่น

Apostille คือหนังสือรับรองที่ออกโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศต้นทาง เพื่อยืนยันลายมือชื่อ ฐานะของผู้ลงนาม และตราประทับบนเอกสารมหาชน ทำให้เอกสารใช้ในประเทศภาคีที่เกี่ยวข้องได้โดยไม่ต้องผ่านการนิติกรณ์แบบหลายทอด ทั้งนี้ Apostille ไม่ได้รับรองว่าเนื้อหาทุกข้อความในเอกสารเป็นความจริง และไม่ใช่คำแปลเอกสาร

หลายคนพบคำว่า Apostille เมื่อต้องนำสูติบัตร ทะเบียนสมรส วุฒิการศึกษา หนังสือมอบอำนาจ หรือเอกสารบริษัทไปใช้ต่างประเทศ จึงเข้าใจว่าเป็นตราที่ใช้ได้กับทุกประเทศ แต่ในทางปฏิบัติ ต้องตรวจพร้อมกันอย่างน้อย 4 เรื่อง ได้แก่ ประเทศที่ออกเอกสาร ประเทศที่จะนำไปใช้ ประเภทเอกสาร และวันที่อนุสัญญามีผลใช้บังคับระหว่างประเทศที่เกี่ยวข้อง

หากยังไม่แน่ใจว่าเอกสารไทยแต่ละประเภทควรเริ่มจากขั้นตอนไหน อ่านภาพรวมได้ที่ เอกสารไทยใช้ต่างประเทศ ต้องทำอย่างไร ก่อนเลือกวิธีรับรอง

Table of Contents

1. Apostille คืออะไร

Apostille เป็นระบบรับรองเอกสารมหาชนระหว่างประเทศภายใต้อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ชื่อเต็มว่า Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents วัตถุประสงค์คือยกเลิกขั้นตอนการนิติกรณ์แบบดั้งเดิมระหว่างประเทศภาคี และใช้หนังสือรับรอง Apostille เพียงรูปแบบเดียวแทนในขอบเขตที่อนุสัญญากำหนด

เมื่อหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศต้นทางออก Apostille ให้ เอกสารจะมีหลักฐานที่ช่วยให้ประเทศปลายทางตรวจสอบได้ว่า ลายมือชื่อ ตำแหน่งหรือฐานะของผู้ลงนาม และตราหรือเครื่องหมายบนเอกสารเป็นของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องจริง

Apostille รับรองอะไร

ความแท้จริงของลายมือชื่อบนเอกสาร
ฐานะหรือตำแหน่งของผู้ลงนาม
ตราประทับหรือเครื่องหมายของหน่วยงานที่ปรากฏบนเอกสาร

Apostille ไม่ได้รับรองอะไร

ไม่ได้รับรองว่าข้อความหรือข้อเท็จจริงทุกอย่างในเอกสารเป็นความจริง
ไม่ได้ทำหน้าที่แทนคำแปล และไม่ได้ยืนยันว่าคำแปลถูกต้อง
ไม่ได้รับประกันว่าหน่วยงานปลายทางจะรับเอกสารโดยไม่มีเงื่อนไขอื่น
ไม่ได้เปลี่ยนเอกสารเอกชนทุกชนิดให้กลายเป็นเอกสารราชการโดยอัตโนมัติ

2. Apostille ใช้ทำอะไร

ประโยชน์หลักของ Apostille คือช่วยลดสายการรับรองเอกสารแบบ Chain Legalization ซึ่งตามระบบเดิมอาจต้องผ่านหน่วยงานต้นทาง กระทรวงการต่างประเทศ และสถานทูตของประเทศปลายทางตามลำดับ เมื่ออนุสัญญามีผลใช้ระหว่างประเทศต้นทางและประเทศปลายทางแล้ว Apostille จะเข้ามาแทนข้อกำหนดการนิติกรณ์แบบหลายทอดในขอบเขตของอนุสัญญา

อย่างไรก็ดี “ลดการรับรองผ่านสถานทูต” ไม่ได้แปลว่าเอกสารพร้อมใช้ทุกกรณี ผู้รับเอกสาร เช่น อำเภอ ศาล มหาวิทยาลัย ธนาคาร หรือหน่วยงานตรวจคนเข้าเมือง อาจยังขอคำแปล ฉบับจริง เอกสารที่ออกใหม่ หรือหลักฐานประกอบเพิ่มเติมได้

หากต้องการเห็นความต่างของสองระบบแบบตาราง อ่าน Apostille vs Legalization ต่างกันอย่างไร โดยบทความนี้จะเน้นความหมายและขอบเขตของ Apostille เท่านั้น

3. เอกสารประเภทใดที่อาจขอ Apostille ได้

โดยหลัก อนุสัญญาครอบคลุมเอกสารมหาชน แต่การพิจารณาว่าเอกสารฉบับใดอยู่ในขอบเขตและต้องผ่านขั้นตอนก่อนหน้าอย่างไร เป็นเรื่องของกฎหมายและแนวปฏิบัติของประเทศที่ออกเอกสาร จึงไม่ควรดูเพียงชื่อเอกสาร

3.1 เอกสารทะเบียนราษฎรและครอบครัว

สูติบัตร ทะเบียนสมรส ทะเบียนหย่า และใบมรณบัตร
ใบเปลี่ยนชื่อหรือชื่อสกุล หนังสือรับรองสถานภาพ และเอกสารรับรองความสัมพันธ์ทางครอบครัว

สำหรับทะเบียนสมรสต่างประเทศที่จะนำมาใช้ในประเทศไทย ต้องตรวจเพิ่มเติมว่าเป็นฉบับราชการหรือไม่ มีตรา Apostille หรือการรับรองจากต้นทางครบหรือยัง และหน่วยงานไทยต้องการคำแปลหรือการรับรองเพิ่มเติมอย่างไร

ดูขั้นตอนเฉพาะกลุ่มครอบครัวได้ที่ ทะเบียนสมรสต่างประเทศใช้ในไทย ต้องแปลและรับรองอย่างไร

3.2 เอกสารการศึกษา

เช่น ปริญญาบัตร Transcript หนังสือรับรองการสำเร็จการศึกษา และเอกสารที่ออกโดยสถาบันการศึกษา บางประเทศกำหนดให้หน่วยงานการศึกษาหรือหน่วยงานรัฐที่เกี่ยวข้องตรวจสอบเอกสารก่อน จึงเข้าสู่ขั้นตอน Apostille ได้

อ่านรายละเอียดเฉพาะกลุ่มนี้ที่ เอกสารการศึกษาใช้ต่างประเทศ ต้องแปลและรับรองหรือไม่

3.3 เอกสารศาลและเอกสารกฎหมาย

เช่น คำพิพากษา คำสั่งศาล หนังสือรับรองคดี เอกสารเกี่ยวกับผู้ปกครอง หรือเอกสารที่ออกโดยเจ้าหน้าที่ศาล โดยต้องตรวจประเภทฉบับและเจ้าหน้าที่ผู้ลงนามให้ถูกต้อง

3.4 เอกสารบริษัทและเอกสารทางการค้า

เช่น หนังสือรับรองบริษัท รายงานการประชุม หนังสือมอบอำนาจ หรือเอกสารที่ลงนามต่อหน้า Notary เอกสารบางชนิดอาจต้องผ่าน Notary หรือหน่วยงานทะเบียนก่อน จึงจะขอ Apostille ได้

อ่านข้อมูลเฉพาะเอกสารบริษัทและเอกสารทางการค้า

3.5 เอกสารที่ไม่อยู่ในขอบเขตโดยตรง

อนุสัญญามีข้อยกเว้นบางกลุ่ม เช่น เอกสารที่จัดทำโดยเจ้าหน้าที่การทูตหรือกงสุล และเอกสารทางปกครองที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการค้าและศุลกากร ผู้ใช้เอกสารจึงควรตรวจข้อกำหนดรายฉบับ ไม่ควรสรุปว่าเอกสารทุกชนิดขอ Apostille ได้

4. Apostille ใช้กับประเทศใดบ้าง

Apostille ใช้ในความสัมพันธ์ระหว่างประเทศที่อนุสัญญามีผลใช้บังคับต่อกัน ไม่ควรตัดสินจากคำว่า “ประเทศสมาชิก” เพียงอย่างเดียว เพราะต้องตรวจวันที่มีผล การคัดค้านการเข้าเป็นภาคี และเขตดินแดนที่เกี่ยวข้องด้วย

ประเทศในยุโรปจำนวนมาก รวมถึงสหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร ออสเตรเลีย นิวซีแลนด์ ญี่ปุ่น เกาหลีใต้ สิงคโปร์ และประเทศอื่น ๆ อยู่ในระบบ Apostille แต่รายชื่อและสถานะเปลี่ยนแปลงได้ จึงควรตรวจฐานข้อมูลทางการก่อนยื่นทุกครั้ง

ตรวจวิธีเช็กและรายชื่อปัจจุบันได้ที่ ประเทศใดใช้ Apostille และควรตรวจสอบอย่างไร

หากประเทศปลายทางไม่ได้ใช้ Apostille หรืออนุสัญญายังไม่มีผลระหว่างประเทศที่เกี่ยวข้อง เอกสารอาจต้องเข้าสู่ระบบ Legalization ตามลำดับหน่วยงาน

อ่านแนวทางต่อที่ ประเทศปลายทางไม่รับ Apostille ต้องทำ Legalization อย่างไร

5. Apostille ออกโดยใคร

Apostille ออกได้เฉพาะหน่วยงานผู้มีอำนาจ หรือ Competent Authority ที่ประเทศภาคีแต่งตั้ง ไม่ใช่ HCCH บริษัทแปล หรือสถานทูตทุกแห่ง ผู้ยื่นต้องขอจากประเทศที่เอกสารถูกออก ไม่ใช่เลือกขอจากประเทศที่สะดวกเดินทาง

เอกสารอังกฤษ ต้องตรวจหน่วยงานผู้มีอำนาจของสหราชอาณาจักร
เอกสารสหรัฐฯ ต้องตรวจระดับรัฐหรือระดับรัฐบาลกลางตามประเภทเอกสาร
เอกสารประเทศอื่น ต้องตรวจรายชื่อ Competent Authority ของประเทศนั้น

ตรา Apostille อาจอยู่บนเอกสารโดยตรง หรือแนบเป็นหน้ารับรองแยกต่างหาก ห้ามแยกหน้ารับรองออกจากชุดเอกสาร เพราะอาจทำให้การตรวจสอบความเชื่อมโยงของเอกสารไม่สมบูรณ์

6. มี Apostille แล้วต้องแปลเอกสารอีกไหม

ยังอาจต้องแปลค่ะ Apostille แก้ปัญหาเรื่องการยืนยันที่มาของเอกสาร แต่ไม่ได้ทำให้หน่วยงานปลายทางอ่านภาษาต้นฉบับได้เสมอไป หากหน่วยงานรับยื่นกำหนดภาษาไทย อังกฤษ หรือภาษาอื่น ผู้ยื่นยังต้องจัดทำคำแปลตามรูปแบบที่กำหนด

ตรวจว่าต้องแปลเอกสารหลักหรือไม่
ตรวจว่าต้องแปลข้อความในหน้า Apostille ตราประทับ และหมายเหตุด้วยหรือไม่
ตรวจว่าคำแปลต้องลงนามหรือรับรองโดยบุคคลหรือหน่วยงานใด
ตรวจว่าควรรับรองให้ครบก่อนแปล เพื่อไม่ต้องแก้คำแปลเมื่อมีตราเพิ่มภายหลัง

หากยังสับสนเรื่องลำดับ อ่าน ต้องแปลเอกสารก่อนหรือหลังรับรอง

7. ประเทศไทยใช้ Apostille ได้แล้วหรือยัง

อัปเดต 14 สิงหาคม 2569 ประเทศไทยยื่นภาคยานุวัติเข้าเป็นภาคีเมื่อ 30 มิถุนายน 2569 แต่อนุสัญญาจะมีผลใช้บังคับกับประเทศไทยวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ดังนั้น ในช่วงก่อนวันมีผล ไม่ควรสรุปว่าเอกสารไทยทุกประเภทสามารถขอ Apostille และข้ามกระบวนการเดิมได้ทันที

กรมการกงสุลอยู่ระหว่างสร้างความรู้ความเข้าใจและเตรียมความพร้อมของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ทั้งเรื่องการแปลเอกสาร การนิติกรณ์แบบ Apostille และ Chain Legalization ผู้ที่มีวันนัดยื่นเอกสารก่อนวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ควรตรวจขั้นตอนที่ใช้จริงในขณะนั้น ไม่ควรรอหรือข้ามขั้นตอนเดิมจากการคาดการณ์

อ่านรายละเอียดช่วงเปลี่ยนผ่านและ Timeline ได้ที่ ไทยใช้ Apostille ได้เมื่อไร

8. ตัวอย่าง ทะเบียนสมรสต่างประเทศใช้ในไทย

สมมติว่ามีทะเบียนสมรสที่ออกจากประเทศภาคีและมี Apostille แล้ว ไม่ได้หมายความว่านำไปบันทึกฐานะแห่งครอบครัวหรือยื่นอำเภอในไทยได้ทันทีทุกกรณี ยังต้องตรวจอย่างน้อยว่าเป็น Marriage Certificate ฉบับราชการหรือไม่ Apostille ผูกกับเอกสารถูกฉบับหรือไม่ ต้องผ่านสถานทูตไทยตามแนวทางที่ใช้ในช่วงเวลานั้นหรือไม่ และต้องแปลเป็นภาษาไทยครบทุกส่วนหรือไม่

ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นว่า Apostille เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ ไม่ใช่คำตอบเดียวของทุกเคส หน่วยงานปลายทางและวัตถุประสงค์การใช้เอกสารยังเป็นตัวกำหนดชุดเอกสารสุดท้าย

9. เช็กลิสต์ก่อนขอ Apostille

ระบุประเทศที่ออกเอกสารและประเทศที่จะนำไปใช้
ตรวจว่าอนุสัญญามีผลใช้บังคับระหว่างสองประเทศแล้วหรือยัง
ตรวจว่าเอกสารเป็นฉบับที่หน่วยงานผู้มีอำนาจรับรองได้
ตรวจว่าต้องผ่านหน่วยงานต้นทางหรือ Notary ก่อนหรือไม่
ตรวจว่าปลายทางต้องการต้นฉบับ คำแปล หรือเอกสารประกอบใด
ตรวจชื่อ–นามสกุล วันที่ เลขเอกสาร และตราประทับให้ตรงกัน
เผื่อเวลาสำหรับการแปล การรับรอง และการจัดส่งเอกสาร

ดูข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงเพิ่มเติมที่ สาเหตุที่ทำให้เอกสารถูกตีกลับ

10. คำถามที่พบบ่อย

Apostille รับรองว่าเนื้อหาในเอกสารเป็นความจริงหรือไม่

ไม่ใช่ค่ะ Apostille ยืนยันลายมือชื่อ ฐานะของผู้ลงนาม และตราประทับตามขอบเขตที่กำหนด ไม่ได้รับรองข้อเท็จจริงทุกข้อความในเอกสาร

มี Apostille แล้วต้องผ่านสถานทูตอีกไหม

ในระบบของอนุสัญญา Apostille มีวัตถุประสงค์เพื่อทดแทนการนิติกรณ์แบบดั้งเดิมระหว่างประเทศที่อนุสัญญามีผลต่อกัน แต่ยังต้องตรวจวันที่มีผล ข้อกำหนดเฉพาะ และขั้นตอนของหน่วยงานปลายทางก่อนสรุปเป็นรายกรณี

Apostille มีวันหมดอายุหรือไม่

ตัว Apostille โดยหลักไม่ได้กำหนดวันหมดอายุแบบเดียวกันทั่วโลก แต่เอกสารหลักหรือหน่วยงานปลายทางอาจกำหนดอายุเอกสาร เช่น ต้องออกไม่เกิน 3 หรือ 6 เดือน

สำเนาเอกสารขอ Apostille ได้ไหม

ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสารและกติกาของ Competent Authority บางกรณีต้องใช้ฉบับจริง บางกรณีอาจใช้ certified copy ที่รับรองโดยบุคคลหรือหน่วยงานที่กำหนด

บริษัทแปลออก Apostille ให้ได้ไหม

ไม่ได้ค่ะ บริษัทแปลช่วยตรวจเอกสาร จัดทำคำแปล และประสานขั้นตอนได้ แต่ Apostille ต้องออกโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศต้นทาง

สรุป อย่าดูเพียงว่าประเทศเป็นสมาชิกหรือไม่

Apostille ช่วยลดขั้นตอนการใช้เอกสารระหว่างประเทศ แต่ต้องตรวจประเทศต้นทาง ประเทศปลายทาง ประเภทเอกสาร วันมีผลของอนุสัญญา และข้อกำหนดของหน่วยงานรับยื่นร่วมกัน หากเริ่มจากข้อมูลที่ไม่ครบ อาจขอรับรองผิดประเทศ แปลผิดลำดับ หรือเตรียมเอกสารไม่ตรงกับการใช้งานจริง

หากมีเอกสารอยู่แล้วแต่ไม่แน่ใจว่าต้องใช้ Apostille, Legalization หรือการรับรองรูปแบบใด ส่งภาพเอกสารทุกหน้า พร้อมแจ้งประเทศที่ออกเอกสาร ประเทศปลายทาง หน่วยงานรับยื่น และกำหนดวันที่ต้องใช้ ให้ First Choice Translation ช่วยตรวจแนวทางเบื้องต้นก่อนเริ่มแปล

ส่งเอกสารเพื่อประเมินเบื้องต้นทาง LINE @fc2009

ติดต่อศูนย์แปลเอกสารเฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชัน

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือขอรับบริการกับศูนย์แปลเอกสาร เฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชันได้แล้ววันนี้ที่
LINE OFFICIAL ACCOUNT: https://page.line.me/fc2009?openQrModal=true หรือ

สำนักงานใหญ่ สะพานควาย จตุจักร

อาคารภูมิเดชา ชั้น 4 ซอยประดิพัทธ์ 10 ถ.ประดิพัทธ์ เเขวง/เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร 10400
โทร. 082-3256236 , 065-3958392
https://goo.gl/maps/zUrGGGGWSrtMvjDa7

ศูนย์แปลเอกสารสาขาภูเก็ต ถ.ปฏิพัทธ์ เมืองภูเก็ต

เลขที่ 7/4 ถ.ปฏิพัทธ์ ต.ตลาตเหนือ อ.เมืองภูเก็ต จ.ภูเก็ต 83000
โทร. 086-3669255
https://goo.gl/maps/s21JAisaAnRPvxtHA

Apostille คืออะไร ใช้กับเอกสารและประเทศใดบ้าง

Apostille คืออะไร ใช้กับเอกสารและประเทศใดบ้าง