เปิดทำการ จันทร์ - ศุกร์ : 09:30 - 16:30 
การไปทำงานต่างประเทศในปัจจุบันนี้ ไม่ว่าจะเป็นสายงานอาชีพไหนก็ตาม สิ่งที่ทุกคนต้องเจอคือ “การรับรองเอกสารกงสุลภาษาอังกฤษ” เพราะเอกสารไทยส่วนใหญ่ไม่สามารถนำไปใช้ต่างประเทศได้ทันที ต้องผ่านการแปลและรับรองเอกสารก่อน เพื่อยืนยันว่าเอกสารนั้นเป็นของจริงและสามารถใช้งานกับหน่วยงานต่างประเทศได้
นอกจากนี้แต่ละประเทศยังมีข้อกำหนดไม่เหมือนกัน บางแห่งต้องแปลภาษาอังกฤษ แต่บางแห่งต้องผ่าน Notary Public รับรองกระทรวงการต่างประเทศ และสถานทูตเพิ่มเติมด้วย ซึ่งในจุดนี้ทำให้หลายคนสับสน
ในบทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจกับการรับรองเอกสารกงสุลภาษาอังกฤษ สำหรับคนทำงานต่างประเทศ ว่าต้องเช็กอะไรบ้างก่อนยื่น เพื่อจะได้มีความถูกต้องและดำเนินการในเรื่องนี้ได้อย่างรวดเร็ว
1. ปัญหาของคนที่ทำงานอยู่ต่างประเทศต่างจากคนในไทย
ปัญหาส่วนใหญ่ของคนที่ทำงานอยู่ต่างประเทศ หลัก ๆ ก็คือเรื่องของเอกสาร เพราะการทำธุรกรรมหลายอย่างต้องใช้เอกสารจากไทย และไม่สะดวกเดินทางกลับไทย เพื่อไปดำเนินงานเรื่องของเอกสารได้ หลายคนต้องให้ญาติส่งเอกสารจากไทยไปต่างประเทศ หรือใช้บริการแปลและรับรองเอกสารแบบออนไลน์ เพราะไม่สะดวกกลับไทยบ่อย ๆ
หลายคนยังเข้าใจว่าเอกสารทุกประเภทใช้ขั้นตอนเดียวกันทั้งหมด แต่ในความเป็นจริง เอกสารแต่ละกลุ่มมีรายละเอียดแตกต่างกัน ทั้งเรื่องอายุเอกสาร ลำดับการแปล ข้อกำหนดของประเทศปลายทาง และบางกรณียังต้องมีการรับรองต่อจากสถานทูตอีกชั้นหนึ่งด้วย
หากคุณต้องใช้เอกสารไทยเพื่อยื่นต่างประเทศ แต่ยังไม่แน่ใจเรื่องขั้นตอน แนะนำให้เริ่มจากคู่มือหลักเรื่อง ขั้นตอนการรับรองเอกสารกงสุล ก่อน แล้วค่อยไล่ดู use case ที่ตรงกับงานของตัวเอง
2. คนอยู่ต่างประเทศต้องรับรองเอกสารกงสุลตอนไหนบ้าง
ถึงแม้ว่าเอกสารที่ใช้จริงจะขึ้นอยู่กับประเทศและหน่วยงานปลายทาง แต่โดยทั่วไป กลุ่มที่พบได้บ่อยมีประมาณ 5 แบบ ดังนี้
2.1 ยื่นขอ Work Permit หรือวีซ่าทำงาน
เอกสารกลุ่มนี้มักถูกขอเพื่อยืนยันคุณสมบัติและประวัติของผู้สมัครงาน ซึ่งแต่ละประเทศจะกำหนดรายการไม่เหมือนกัน บางแห่งขอเฉพาะวุฒิการศึกษา บางแห่งต้องการทั้งชุดรวมถึงใบอนุญาตวิชาชีพด้วย เป็นกรณีที่พบได้บ่อยมากสำหรับคนที่เพิ่งเริ่มงานในต่างประเทศ หรือกำลังเปลี่ยนสถานะการพำนัก โดยเอกสารไทยที่มักขอ มีดังนี้
- วุฒิการศึกษา
- Transcript
- หนังสือรับรองการทำงานจากนายจ้างไทยเดิม
- ใบอนุญาตประกอบวิชาชีพในบางสาขา
- ใบรับรองความประพฤติ
กลุ่มนี้ต้องเช็กให้ชัดก่อนว่า ประเทศปลายทางต้องการเพียงคำแปลภาษาอังกฤษ หรือกำหนดให้เอกสารต้องผ่านการรับรองกงสุลด้วย เพราะบางประเทศเข้มงวดเรื่องแหล่งที่มาของเอกสารและรูปแบบการรับรอง
หากมีการใช้ใบรับรองความประพฤติร่วมด้วย สามารถอ่านต่อได้ที่ ขอใบรับรองความประพฤติ พร้อมแปลและรับรองกงสุล เพื่อเช็กขั้นตอนให้ครบก่อนเริ่ม
2.2 จดทะเบียนสมรสกับชาวต่างชาติในต่างประเทศ
เอกสารกลุ่มนี้ ใช้เพื่อยืนยันสถานะส่วนตัวของผู้ยื่น ซึ่งหน่วยงานทะเบียนในต่างประเทศมักตรวจสอบละเอียดกว่างานทั่วไป โดยเฉพาะเรื่องชื่อ-นามสกุลที่ต้องตรงกันทุกฉบับ กรณีนี้คนไทยในต่างประเทศเจอบ่อยคือ ต้องใช้เอกสารไทยเพื่อจดทะเบียนสมรส หรือยื่นเอกสารครอบครัวกับหน่วยงานปลายทาง เอกสารที่นิยมขอ ได้แก่
- ใบรับรองโสด
- สูติบัตร
- ทะเบียนบ้าน
- พาสปอร์ต / สำเนาบัตรประชาชน
- ทะเบียนสมรสหรือเอกสารเปลี่ยนชื่อ-นามสกุลในบางกรณี
หลายคนคิดว่าแปลภาษาอังกฤษก็เพียงพอ จริง ๆ แล้วหลายประเทศต้องการเอกสารที่ผ่านการรับรองในลำดับที่ถูกต้องก่อนจึงจะนำไปใช้ได้ โดยเฉพาะหากนำไปยื่นกับศาล หน่วยงานทะเบียน หรือสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง
กรณีของคุณเกี่ยวข้องกับการแต่งงานในต่างประเทศ อ่านเพิ่มได้ที่ แปลใบรับรองโสดเพื่อใช้แต่งงานที่ต่างประเทศ เพื่อเช็กว่าต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง
2.3 ยื่นขอ Permanent Residence, Green Card หรือ PR
งานยื่นขอ Green Card หรือ Permanent Residence มักใช้เอกสารพร้อมกันหลายฉบับในครั้งเดียว และแต่ละฉบับอาจมีอายุการใช้งานไม่เท่ากัน เช่น ใบรับรองความประพฤติมักมีอายุ 3–6 เดือน ขณะที่สูติบัตรไม่มีวันหมดอายุ สิ่งที่ทำให้งานกลุ่มนี้ยากกว่ากรณีอื่นสำหรับคนต่างประเทศคือ ต้องบริหารเวลาให้เอกสารทุกฉบับยังอยู่ในอายุพร้อมกันในวันยื่นจริง ทั้งที่ยังต้องรอส่งข้ามประเทศอีกด้วย เอกสารที่มักต้องเตรียม ได้แก่
- ทะเบียนบ้าน
- สูติบัตร
- ทะเบียนสมรส
- ทะเบียนหย่า
- ใบเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล
- ใบรับรองความประพฤติ
ความยากของเคสประเภทนี้คือ เอกสารแต่ละฉบับอาจมีอายุใช้งานไม่เท่ากัน และปลายทางมักตรวจละเอียดมากกว่างานทั่วไป หากเตรียมเอกสารไม่ครบตั้งแต่ต้น อาจต้องส่งเอกสารไทยข้ามประเทศหลายรอบ
หากกำลังเตรียมเอกสารกลุ่มนี้ แนะนำให้ทำเช็กลิสต์แยกตาม requirement ของประเทศปลายทาง และดูรายละเอียดเสริมจาก แปลและรับรองเอกสารเพื่อใช้ต่างประเทศ ในหมวดเอกสารสำคัญที่มักต้องเตรียมร่วมกัน
2.4 ยื่นเรื่องสิทธิประโยชน์ หรือสวัสดิการต่างประเทศ
บางคนที่ทำงานอยู่ต่างประเทศ อาจต้องยื่นเรื่องเกี่ยวกับคู่สมรส บุตร หรือสิทธิทางสังคม เช่น เบิกสิทธิครอบครัว สิทธิประกัน หรือสิทธิที่เกี่ยวกับการอุปการะ โดยเอกสารที่มักเกี่ยวข้อง เช่น
- สูติบัตรบุตร
- ทะเบียนสมรส
- เอกสารแสดงความสัมพันธ์ในครอบครัว
- เอกสารทะเบียนราษฎร์อื่น ๆ ตามที่หน่วยงานปลายทางกำหนด
กรณีนี้ควรเช็กให้แน่ชัดว่า หน่วยงานปลายทางต้องการแค่คำแปล หรือกำหนดให้เอกสารผ่านการรับรองกงสุลด้วย เพราะหากยื่นผิดรูปแบบ อาจเสียเวลายื่นซ้ำ
2.5 ยื่นเรื่องธุรกิจหรือการลงทุนในต่างประเทศ
เอกสารธุรกิจมักมีรายละเอียดเฉพาะมากกว่าเอกสารส่วนตัว เช่น ชื่อบริษัทต้องแปลให้ตรงกับที่จดทะเบียนไว้จริง หรือเอกสารบางฉบับต้องออกใหม่จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนนำไปรับรอง สำหรับคนไทยที่ทำงานต่างประเทศแล้วมีการเปิดบริษัท ลงทุน หรือร่วมธุรกิจกับต่างชาติ เอกสารที่มักต้องใช้ ได้แก่
- หนังสือรับรองบริษัท
- เอกสารจดทะเบียนบริษัท / ภพ.20
- รายชื่อผู้ถือหุ้น
- หนังสือรับรองเงินฝาก
- เอกสารการค้าหรือการลงทุน
กลุ่มนี้ต้องดูความต้องการของประเทศปลายทางเป็นหลัก เพราะบางประเทศต้องการเพียงเอกสารแปล แต่บางประเทศอาจกำหนดให้ต้องผ่านการรับรองเป็นลำดับก่อนนำไปใช้
3. เช็ก 4 ข้อก่อนส่งเอกสารมาดำเนินการ
ก่อนส่งเอกสารเพื่อแปล รับรองกงสุล หรือยื่นใช้งานต่างประเทศ ควรตรวจรายละเอียดให้ครบตั้งแต่ต้น เพราะหลายกรณีเอกสารถูกตีกลับ ไม่ได้เกิดจากขั้นตอนรับรอง แต่เกิดจาก 4 ข้อนี้
3.1 เอกสารต้นฉบับครบหรือยัง
คนไทยที่อยู่ต่างประเทศมักเจอปัญหานี้มากที่สุด เพราะต้นฉบับมักยังอยู่ที่บ้านในไทย ต้องให้ญาติช่วยตรวจก่อนส่ง ถ้าต้นฉบับไม่ได้อยู่กับคุณ หรือจำเป็นต้องคัดใหม่จากไทย ควรเริ่มจากการดูแนวทางที่ วิธีคัดสำเนาทะเบียนราษฎร์ กรณีอยู่ต่างประเทศ ก่อน เพื่อไม่ให้เสียเวลาส่งเอกสารผิดฉบับ
3.2 เอกสารยังอยู่ในอายุที่ใช้งานได้หรือไม่
หลายคนส่งเอกสารมาแปลและรับรองเรียบร้อยแล้ว แต่สุดท้ายใช้ไม่ได้ เพราะ “เอกสารหมดอายุ” โดยเฉพาะเอกสารที่ใช้ยื่นวีซ่า สมัครงาน หรือทำธุรกรรมต่างประเทศ หลายหน่วยงานกำหนดอายุเอกสารไว้ชัดเจน
3.3 รู้ภาษาปลายทางที่ต้องใช้หรือยัง
ไม่ใช่ทุกประเทศที่รับภาษาอังกฤษทั้งหมด บางแห่งต้องการภาษาญี่ปุ่น เยอรมัน อาหรับ หรือภาษาตามกฎหมายท้องถิ่น จึงไม่ควรสรุปเองว่าทุกงานใช้ภาษาอังกฤษเหมือนกัน
3.4 รู้หรือยังว่าต้องรับรองอะไรเพิ่มหรือไม่
บางประเทศต้องรับรองต่อที่สถานทูตของประเทศนั้นในไทยหลังผ่านกงสุลแล้ว สำหรับคนที่อยู่ต่างประเทศ ถ้าต้องรับรองต่อที่สถานทูต การประสานงานข้ามประเทศเพิ่มระยะเวลาอย่างน้อย 1–2 สัปดาห์ และก่อนเริ่มแปล ควรดูเพิ่มด้วยว่า เอกสารอะไรต้องแปลก่อนยื่นรับรองกงสุล เพื่อวางลำดับงานให้ถูก
4. ถ้าอยู่ต่างประเทศ ไม่ต้องบินกลับไทยก็เริ่มได้
ขั้นตอนส่วนใหญ่สามารถเริ่มจากต่างประเทศได้ โดยไม่จำเป็นต้องลาหยุดงานหรือซื้อตั๋วบิน สิ่งสำคัญคือต้องรู้ก่อนว่าต้นฉบับเอกสารอยู่ที่ไหน เพราะลำดับขั้นตอนจะแตกต่างกัน
4.1. ถ้าต้นฉบับอยู่ที่ไทย
ให้ส่งสแกนมาตรวจก่อนว่าใช้ได้หรือไม่ แล้วให้ญาติส่งต้นฉบับมาทางไปรษณีย์ระหว่างประเทศเมื่อได้รับการยืนยัน
4.2 ถ้าต้นฉบับอยู่กับคุณที่ต่างประเทศ
ให้ส่งสแกนมาตรวจก่อน แล้วส่งต้นฉบับตามมาในขั้นตอนที่จำเป็น
ทั้งสองกรณี ควรวางลำดับว่าต้องแปล รับรองกงสุล หรือรับรองต่อที่ใดบ้าง ก่อนส่งเอกสารจริง ไม่ใช่ส่งมาแล้วค่อยคิด
กรณีที่ต้องส่งเอกสารมาจากต่างประเทศโดยตรง สามารถอ่านภาพรวมได้จาก อยู่ต่างประเทศก็ทำได้ ขั้นตอนส่งเอกสารเพื่อแปลและรับรองกงสุล
5 คำถามที่คนทำงานต่างประเทศถามบ่อย
5.1 ถ้าไม่แน่ใจว่าต้องรับรองอะไรบ้าง ควรเริ่มอย่างไร
ควรส่ง requirement จากหน่วยงานปลายทาง เช่น immigration, นายจ้าง, มหาวิทยาลัย หรือ สำนักงานเขต มาเช็กก่อน เพราะจะช่วยให้เห็นว่าเอกสารฉบับใดต้องแปล และฉบับใดต้องรับรองเพิ่ม
5.2 รับรองกงสุลแล้วจบเลยไหม
ไม่เสมอไป เพราะบางประเทศอาจต้องมีขั้นตอนรับรองต่อจากสถานทูตหรือหน่วยงานอื่นอีกชั้นหนึ่ง
5.3 ถ้าต้องใช้หลายฉบับพร้อมกัน ทำได้ไหม
โดยหลักควรวางแผนเป็นชุดเอกสารตั้งแต่ต้น เพราะจะช่วยลดการส่งเอกสารหลายรอบ และช่วยจัดลำดับงานได้ง่ายกว่า
5.4 ถ้ามี deadline ด่วนมาก ควรทำอย่างไร
เช็กก่อนว่าเอกสารฉบับไหนต้องใช้ต้นฉบับ ต้องขอใหม่ หรือมีเงื่อนไขเฉพาะจากประเทศปลายทางหรือไม่ ไม่ควรรีบทำการแปลเพียงอย่างเดียว
สำหรับคนไทยที่ทำงานอยู่ต่างประเทศ การเตรียมเอกสารไทยไม่ควรรอจนใกล้วันยื่นจริง เพราะหลายกรณีไม่ได้มีแค่ขั้นตอนแปลเอกสาร แต่ยังเกี่ยวข้องกับอายุเอกสาร ลำดับการรับรอง และข้อกำหนดของประเทศปลายทางด้วย
ยิ่งถ้าคุณต้องใช้เอกสารเพื่อยื่นงาน ต่อวีซ่า ขอ PR หรือจดทะเบียนสมรส การเริ่มเช็กเอกสารตั้งแต่ต้นจะช่วยลดความเสี่ยงที่เอกสารถูกตีกลับ และช่วยให้วางแผนเรื่องเวลาได้ดีขึ้นมาก
ติดต่อศูนย์แปลเอกสารเฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชัน
ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือขอรับบริการกับศูนย์แปลเอกสาร เฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชันได้แล้ววันนี้ที่
LINE OFFICIAL ACCOUNT: https://page.line.me/fc2009?openQrModal=true หรือ
สำนักงานใหญ่ สะพานควาย จตุจักร
อาคารภูมิเดชา ชั้น 4 ซอยประดิพัทธ์ 10 ถ.ประดิพัทธ์ เเขวง/เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร 10400
โทร. 082-3256236 , 065-3958392
https://goo.gl/maps/zUrGGGGWSrtMvjDa7
ศูนย์แปลเอกสารสาขาภูเก็ต ถ.ปฏิพัทธ์ เมืองภูเก็ต
เลขที่ 7/4 ถ.ปฏิพัทธ์ ต.ตลาตเหนือ อ.เมืองภูเก็ต จ.ภูเก็ต 83000
โทร. 086-3669255
https://goo.gl/maps/s21JAisaAnRPvxtHA
