เอกสารต่างประเทศต้องเตรียมอะไรบ้างก่อนใช้ในไทย

คนที่นำเอกสารต่างประเทศมาใช้ในไทย มักเข้าใจว่าแค่มีต้นฉบับก็เพียงพอ แต่ในทางปฏิบัติ หน่วยงานราชการ ธนาคาร มหาวิทยาลัย หรือหน่วยงานเอกชนในไทย มักตรวจทั้งเรื่องประเภทเอกสาร ภาษา ความครบถ้วนของข้อมูล และรูปแบบการรับรอง หากเตรียมไม่ตรงเงื่อนไข ก็มีโอกาสถูกขอเอกสารเพิ่ม หรือให้กลับไปแก้ไขก่อนยื่นใหม่ได้

บทความนี้จะมาพูดถึงการเช็คลิสต์ก่อนยื่น สำหรับคนที่ยังไม่แน่ใจว่าต้องเตรียมอะไรบ้างก่อนนำเอกสารต่างประเทศมาใช้ในไทย อ่านแล้วจะรู้ว่าควรถามหน่วยงานปลายทางอะไรเป็นอันดับแรก เอกสารพื้นฐานที่ควรมีติดชุดคืออะไร ต้องเช็คการรับรองจากต้นทางหรือไม่ ควรเตรียมคำแปลเมื่อใด และข้อผิดพลาดยอดฮิตที่ทำให้เอกสารถูกตีกลับ

Table of Contents

1. เอกสารต่างประเทศต้องเตรียมอะไรบ้างก่อนใช้ในไทย

เอกสารต่างประเทศที่คนนิยมนำมาใช้ในไทยมีหลายกลุ่ม เช่น เอกสารครอบครัว เอกสารการศึกษา เอกสารการทำงาน เอกสารธุรกิจ เอกสารศาลและคดี เอกสารประวัติอาชญากรรม เอกสารการแพทย์ และเอกสารด้านมรดกหรือทรัพย์สิน แม้รายละเอียดของแต่ละประเภทจะต่างกัน แต่หลักการเตรียมเอกสารมีส่วนที่คล้ายกัน คือ ต้องตรวจให้ชัดก่อนว่า “หน่วยงานปลายทางรับเอกสารชนิดใด” “ต้องแปลหรือไม่” และ “ต้องมีการรับรองก่อนใช้ในไทยหรือไม่” เพราะหากเริ่มจากเอกสารผิดฉบับ ก็อาจยังยื่นไม่ผ่านได้

เอกสารต่างประเทศที่คนนิยมนำมาใช้ในไทยมีทั้ง

1.1 เอกสารครอบครัว เช่น

1.1.1 สูติบัตร

1.1.2 ทะเบียนสมรส

1.1.3 ทะเบียนหย่า

1.1.4 หนังสือรับรองโสด

1.1.5 ใบเปลี่ยนชื่อ/นามสกุล

1.2 เอกสารการศึกษา เช่น

1.2.1 วุฒิการศึกษา

1.2.2 ทรานสคริปต์

1.2.3 หนังสือรับรองการเป็นนักเรียน/นักศึกษา

1.3 เอกสารทำงาน เช่น

1.3.1 เอกสารการทำงาน เช่น

1.3.2 หนังสือรับรองการทำงาน

1.3.3 ใบประกอบวิชาชีพ

1.3.4 หนังสือรับรองเงินเดือน

1.4 เอกสารธุรกิจ เช่น

1.4.1 หนังสือรับรองบริษัท

1.4.2 บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น

1.4.3 หนังสือมอบอำนาจ

1.4.4 รายงานการประชุม

1.5 เอกสารศาลและคดี

1.5.1 คำพิพากษา คำสั่งศาล

1.5.2 หนังสือรับรองคดี

1.5.3 หนังสือแต่งตั้งผู้ปกครอง/ผู้อนุบาล

1.6 เอกสารประวัติและความประพฤติ

1.6.1 Police Clearance, Criminal Record Check

1.6.2 Certificate of Good Conduct

1.7 เอกสารการแพทย์-สถานะบุคคล

1.7.1 ใบรับรองแพทย์

1.7.2 ใบมรณบัตร

1.8 เอกสารด้านภาษีและการเงิน

1.8.1 หนังสือรับรองรายได้

1.8.2 รายการเดินบัญชี

1.8.3 หนังสือรับรองภาษี

1.9 เอกสารตรวจคนเข้าเมือง/สถานะการพำนัก

1.9.1 Residence Certificate

1.9.2 Certificate of Residence

1.9.3 ใบรับรองสถานะการพำนัก

1.9.4 เอกสารจากหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองต่างประเทศ

ถึงเเม้เอกสารที่กล่าวมานี้ มีรายละเอียดไม่เหมือนกัน แต่หลักการเตรียมเอกสารจะคล้ายกันมาก นั่นก็คือต้องมีการแปลเอกสารและรับรองก่อน แต่ทั้งนี้ยังไม่ควรรีบแปล หากยังไม่แน่ใจว่าเอกสารนั้นเป็นประเภทที่หน่วยงานไทยรับจริง เพราะบางประเทศมีเอกสารหลายฉบับหลายชื่อ หน้าตาคล้ายกัน แต่ใช้คนละวัตถุประสงค์ ถ้าเลือกผิด ต่อให้แปลมาเรียบร้อยเเล้วก็อาจทำให้ยื่นไม่ผ่านได้

อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับ : แนวทางใช้เอกสารต่างประเทศในไทย คลิกอ่าน

2. ก่อนเริ่ม ควรเช็คอะไรบ้าง…. กับหน่วยงานปลายทาง

หากต้องการให้การเตรียมเอกสารจบในครั้งเดียว ให้เริ่มจากถามปลายทางให้ชัดก่อนเสมอ เพราะปลายทางเป็นคนกำหนดว่าเอกสารแบบไหนถึงจะรับพิจารณา และหลายกรณีไม่ได้เหมือนกันทุกหน่วยงาน แม้จะเป็นเรื่องเดียวกันก็ตาม

2.1) จะยื่นที่ไหน กับหน่วยงานใด

หน่วยงานรัฐ ธนาคาร มหาวิทยาลัย ศาล สำนักงานเขต หรือหน่วยงานเอกชน มักมีข้อกำหนดภายในของตัวเอง เช่น ต้องมีคำแปลรับรอง ต้องมีตราประทับรับรองจากต้นทาง หรือบางเคสต้องยื่นผ่านขั้นตอนรับรองหลายชั้น ดังนั้นควรสอบถามให้ดีก่อน เพื่อจะได้ไม่ต้องเสียเวลาในภายหลัง ดูเพิ่มเติม ขั้นตอนรับรองเอกสารต่างประเทศในไทย

2.2) ใช้เอกสารอะไรบ้าง

รับเฉพาะฉบับจริง, certified copy, หรือ e-document ที่มี QR code ได้ไหม

2.3) ต้องแปลเอกสารไหม

เอกสารเป็นภาษาอังกฤษไม่ต้องทำการแปลก็ได้ แต่บางหน่วยงานต้องการภาษาไทยเท่านั้น และบางแห่งยอมรับเฉพาะคำแปลที่จัดทำโดยผู้แปลที่ลงนามรับรอง หรือใช้บริการจากศูนย์แปลที่ออกใบรับรองคำแปลได้

2.4) ต้องมีคำแปลรับรองไหม

คำแปลรับรองเป็นสิ่งที่ทำให้มั่นใจว่าเนื้อหาถูกแปลจากต้นฉบับจริง และสามารถตรวจสอบผู้แปลได้ หากหน่วยงานปลายต้องการก็ให้รับรองไปด้วย ในทางกลับกัน หากปลายทางไม่ต้องการคำแปลรับรอง คุณก็ไม่จำเป็นต้องเพิ่มขั้นตอนให้เสียเวลาและค่าใช้จ่าย

2.5) ต้องให้แปลทุกหน้าไหม

รวมถึงหน้าตราประทับ หน้ารับรอง หน้าหมายเหตุ หรือ ด้านหลัง ของเอกสารด้วยทั้งชุด

2.6) เอกสารต้องออกใหม่ภายในกี่เดือน

บางเอกสารไม่หมดอายุทางกฎหมาย แต่บางเอกสารหมดอายุใช้งานตามเงื่อนไขของหน่วยงานปลายทางได้

2.7) หากชื่อ-นามสกุลสะกดไม่ตรงกับเอกสารไทย ต้องแนบอะไรเพิ่ม

ใบเปลี่ยนชื่อ ใบสมรส หนังสือชี้แจงชื่อ

ก่อนสั่งแปลหรือเริ่มยื่นจริง ควร ตรวจความพร้อมเอกสารก่อนยื่นหน่วยงานไทย ให้เรียบร้อยก่อน เพื่อไม่ให้ต้องกลับมาแก้เอกสารหลายรอบ

หน่วยงานไทย ตรวจอะไรบ้าง เมื่อรับเอกสารต่างประเทศ อ่านบทความที่เกี่ยวข้องนี้ คลิกอ่าน

3. เอกสารพื้นฐานทั่่วไป ที่ต้องเตรียม

เอกสารต่างประเทศที่ต้องมาใช้ในไทย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการย้ายถิ่นฐาน เรียนต่อ ทำงาน หรือท่องเที่ยว มักใช้เอกสารพื้นฐานคล้ายกัน ต่างกันแค่เอกสารประกอบตามประเภทงาน

3.1) ต้นฉบับหรือฉบับจริง

ต้องเตรียมต้นฉบับจากต่างประเทศมาด้วย เพราะบางหน่วยงานจะนำมาเทียบกับสำเนา เพื่อป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร

3.2) สำเนา

เตรียมสำเนาไว้ด้วยสัก 1-2 ชุด เพราะบางหน่วยงานรับเฉพาะสำเนาที่รับรองถูกต้องเท่านั้น ซึ่งสำเนานี้ควรถ่ายให้ชัดๆ ให้เห็นข้อมูลชัดเจน

3.3) เอกสารแสดงตัวตน

3.3.1 สูติบัตร

3.3.2 ทะเบียนบ้าน

3.3.3 ใบสมรส

3.3.4 บัตรประชาชนคู่สมรส

3.3.5 เอกสารบริษัท

3.3.6 หนังสือรับรองบริษัท

3.4) เอกสารประกอบตามประเภทงาน

เอกสารประกอบตามประเภทงานที่หน่วยงานปลายทางระบุ เช่น

3.4.1 แบบฟอร์มคำร้อง

3.4.2 หนังสือมอบอำนาจ

3.5) หนังสือเดินทาง

3.6) วีซ่าหรือหลักฐานการพำนักในไทย (ถ้ามี)

3.7) หลักฐานชื่อ-นามสกุลเดิม/ชื่อหลังเปลี่ยน

3.8) หนังสือมอบอำนาจและเอกสารผู้รับมอบอำนาจ

3.9) หลักฐานบริษัทของผู้ยื่นแทนนิติบุคคล

4. ต้องเช็คการรับรองจากต้นทางหรือไม่

การรับรองจากต้นทาง หมายถึง เอกสารที่ออกจากต่างประเทศบางประเภทอาจต้องผ่านการรับรองก่อนถึงจะนำมาใช้ได้ในไทย เช่น ต้องมีตราประทับจากหน่วยงานที่ออกเอกสาร หรือผ่านการรับรองตามระบบของประเทศนั้น ๆ ก่อน บางกรณีอาจอยู่ในระบบ Apostille บางกรณีอาจต้องผ่านการรับรองตามลำดับหน่วยงานเดิม หรือผ่านสถานทูต/กงสุลที่เกี่ยวข้องก่อนนำมาใช้ต่อในไทย

4.1 กรณีที่ต้องมีการรับรองมาก่อน

มักเจอในเอกสารที่หน่วยงานไทยต้องการความน่าเชื่อถือสูง เช่น เอกสารสถานะบุคคล เอกสารการศึกษา เอกสารศาล เอกสารธุรกิจบางชนิด หรือเอกสารที่มีผลทางกฎหมายและการเงิน

4.2 กรณีที่ต้องผ่านสถานทูตไทย

มักเจอในเอกสารที่ใช้ในกระบวนการทางกฎหมายหรือการจดทะเบียนบางประเภท หน่วยงานบางแห่งต้องการให้เอกสารผ่านขั้นตอนตามช่องทางที่ตรวจสอบได้ ซึ่งอาจรวมถึงการรับรองในไทยโดยหน่วยงานรัฐ และในบางสถานการณ์อาจมีการรับรองผ่านสถานทูต/กงสุลตามเงื่อนไขของประเทศและปลายทาง

5. ต้องเตรียมคำแปลเอกสารตอนไหนและเมื่อไหร่

ควรเตรียมคำแปล เมื่อรู้แล้วว่าจะใช้เอกสารฉบับไหนยื่นจริง และหน่วยงานปลายทางต้องการให้แปลเป็นภาษาไทยหรือไม่ เพราะบางกรณีใช้เอกสารภาษาอังกฤษได้ แต่หลายหน่วยงานในไทยยังต้องการคำแปลไทยประกอบ

หลักง่าย ๆ คือ ให้แปลจากเอกสารฉบับสุดท้าย หากเอกสารยังต้องไปรับรองเพิ่ม หรือต้องมีตราประทับและข้อความรับรองเพิ่มเติม ควรรอให้เอกสารครบก่อนแล้วค่อยแปล เพื่อป้องกันการแปลใหม่อีกรอบ

ถ้าเช็คแล้วว่าเอกสารพร้อมยื่นและปลายทางต้องใช้ภาษาไทย ก็สามารถเตรียมคำแปลได้เลย แต่ถ้ายังไม่แน่ใจว่าเอกสารจะมีการเปลี่ยนแปลงอีกหรือไม่ แนะนำให้รอก่อน จะช่วยลดโอกาสเอกสารถูกตีกลับ

5.1 เชื่อมโยงกับคำแปลไทย

หน่วยงานไทยบางแห่งต้องการคำแปลเป็นภาษาไทย เพื่อใช้ประกอบการพิจารณา แม้เอกสารต้นฉบับจะเป็นภาษาอังกฤษ หากปลายทางต้องการภาษาไทย คุณควรเตรียมคำแปลตั้งแต่ก่อนยื่น เพื่อไม่ให้เสียคิวและไม่ต้องวิ่งหาคนแปลแบบเร่งด่วนกลางทาง

5.2 ควรเตรียมก่อนหรือหลังรับรอง

หากการรับรองทำให้เอกสารถูกเพิ่มตรา/ข้อความรับรอง/หมายเหตุเพิ่มเติม ให้รอให้เอกสารเป็นฉบับสุดท้ายก่อน แล้วค่อยแปล เพื่อให้คำแปลครอบคลุมตราและข้อความที่ต้องยื่นจริง แต่หากปลายทางต้องการแค่แปลเนื้อหาเอกสารหลัก และไม่มีตรารับรองใหม่ ๆ เพิ่มเข้ามา การแปลก่อนช่วยประหยัดเวลาได้ แต่ต้องมั่นใจว่าเอกสารจะไม่เปลี่ยน

อ่านบทความ เอกสารต่างประเทศต้องแปลไทยเมื่อใด

6. ข้อผิดพลาด ที่จะทำให้เอกสารถูกตีกลับ

ถึงแม้ว่าคุณจะเตรียมเอกสารมาครบ แต่ก็อาจโดนตีกลับได้ หากเป็นกรณีนี้

6.1) เอกสารไม่ครบ

คุณอาจคิดว่าเอกสารของคุณครบ แต่จริงๆแล้วเอกสารอาจจะครบแต่ไม่ตรงแบบที่หน่วยงานต้องการ เช่น นำสำเนามาแต่ปลายทางต้องดูฉบับจริง นำฉบับจริงมาแต่ปลายทางต้องการสำเนารับรองถูกต้อง หรือเอกสารหมดอายุตามเงื่อนไข เช่น ต้องออกภายใน 3–6 เดือน เป็นต้น

6.2) แปลเอกสารมาผิด

การแปลผิดเป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อย โดยเฉพาะ

6.2.1 ชื่อ-นามสกุล

6.2.2 เลขเอกสาร

6.2.3 วันเดือนปี

6.2.4 คำศัพท์สำคัญทางกฎหมาย/การศึกษา

หลายเคสไม่ได้ผิดแบบอ่านไม่รู้เรื่อง แต่ผิดตรงที่ไม่ตรงกับต้นฉบับ จึงถูกมองว่าไม่สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ หรือทำให้ข้อมูลสำคัญเพี้ยน หน่วยงานเลยไม่รับ

6.3) เตรียมลำดับขั้นตอนผิด

ข้อนี้ก็เป็นสิ่งที่หลายคนมักพลาดเช่นกัน บางคนไปทำคำแปลก่อน แต่ภายหลังต้องไปขอเอกสารต้นฉบับฉบับใหม่ที่มีตรารับรองเพิ่ม ทำให้คำแปลเดิมใช้ไม่ได้ หรือไปยื่นบางขั้นตอนโดยยังไม่ได้ทำขั้นที่ปลายทางกำหนดมาก่อน สุดท้ายต้องย้อนกลับหลายรอบ

6.4) หน่วยงานปลายทางไม่ตรง

เช่น คุณเตรียมตามเงื่อนไขของหน่วยงานหนึ่ง แต่ไปยื่นอีกหน่วยงานที่เข้มกว่า หรือในองค์กรเดียวกันแต่คนละแผนกใช้เงื่อนไขไม่เหมือนกัน วิธีแก้คือ ขอรายการเงื่อนไขเป็นลายลักษณ์อักษร หรืออย่างน้อยต้องรู้ชื่อแผนก/จุดยื่นให้ชัด แล้วเตรียมตามนั้น

6.5) ชื่อสะกดไม่ตรงกันทุกฉบับ

เช่น พาสปอร์ตสะกดแบบหนึ่ง เอกสารสมรสอีกแบบ เอกสารแปลอีกแบบ ทำให้หน่วยงานไม่มั่นใจว่าเป็นบุคคลเดียวกัน

6.6) ใช้เอกสารคนละเวอร์ชันกับปลายทางกำหนด

เช่น ใช้ใบรับรองคนละเเบบ หน้าตาคล้ายกันแต่คนละวัตถุประสงค์

6.7) เอกสารอ่านไม่ชัด หรือสำเนาไม่ครบทุกหน้า

โดยเฉพาะตราประทับ ลายเซ็นต์ หมายเลขเอกสาร

หากต้องการให้เอกสารต่างประเทศยื่นผ่านในรอบแรก สิ่งสำคัญไม่ใช่แค่มีต้นฉบับ แต่ต้องเช็กให้ครบทั้งเรื่องประเภทเอกสาร เงื่อนไขของหน่วยงานปลายทาง ความจำเป็นในการแปล และลำดับการรับรองที่ถูกต้อง หากเตรียมครบตั้งแต่ต้น ก็จะช่วยลดโอกาสเอกสารถูกตีกลับและประหยัดเวลาได้มาก

หากยังไม่แน่ใจว่าชุดเอกสารของคุณพร้อมยื่นหรือยัง สามารถเริ่มจากหน้า ตรวจความพร้อมเอกสารก่อนยื่นหน่วยงานไทย เพื่อเช็คก่อนดำเนินการจริง

ติดต่อศูนย์แปลเอกสารเฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชัน

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม หรือขอรับบริการกับศูนย์แปลเอกสาร เฟิสท์ชอยซ์ทรานสเลชันได้แล้ววันนี้ที่
LINE OFFICIAL ACCOUNT: https://page.line.me/fc2009?openQrModal=true หรือ

สำนักงานใหญ่ สะพานควาย จตุจักร

อาคารภูมิเดชา ชั้น 4 ซอยประดิพัทธ์ 10 ถ.ประดิพัทธ์ เเขวง/เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร 10400
โทร. 082-3256236 , 065-3958392
https://goo.gl/maps/zUrGGGGWSrtMvjDa7

ศูนย์แปลเอกสารสาขาภูเก็ต ถ.ปฏิพัทธ์ เมืองภูเก็ต

เลขที่ 7/4 ถ.ปฏิพัทธ์ ต.ตลาตเหนือ อ.เมืองภูเก็ต จ.ภูเก็ต 83000
โทร. 086-3669255
https://goo.gl/maps/s21JAisaAnRPvxtHA